IT部門が会議の生産性を高める4つの方法

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ロジクールビデオ会議製品のグラフィック表現

どんな仕事にも会議はあります。実際たくさんの会議が行われます。専門的職業の平均的な会社員は、毎年自分の時間の40%を会議に費やしています。これらの会議のうち、その時間の50%は非生産的です*.

企業はこのような時間を浪費してはいけません。また、あなたは自社における会議の回数をコントロールできないかもしれませんが、これらの会議を生産的かつ効果的にすることは間違いなく可能です。

ITリーダーとしてあなたは、組織内の会議の質に影響を与えることができます。チームと部門は変わっても、テクノロジーはすべての会議で一貫性のある部分です。  多くの会議の要素は、気が散るものを除去し、生産性を高めるように、テクノロジーによって強化することができます。

すべてのスペースに適切なテクノロジーを装備することで、コラボレーションと生産性を促進する会議の実施をサポートすることができます。 

その結果、会議中にすべての参加者が注意を怠らず、関与するようになります。エンドユーザーのニーズを考慮し、適宜計画されたスペースがあれば、すべての会議がよりマインドフルな(配慮が行き届いた)ものになります。

マインドフルな会議とはどういう意味でしょうか

マインドフルネスは、大きく成長中の動きです。 自宅やオフィスで仕事をする際に、その場に立ち、目的を持って、効率的に仕事をすることを重視する人が増えています。

マインドフルネスを会議スペースにもたらすと、生産性が完全になります。会議は順調に進み、テクノロジーは意図した通りに動作し、スマートフォンを見る人が誰もいなくなります。会議スペースに少し変更を加えるだけで、マインドフルな会議を実現できます。 

ITはなぜマインドフルな会議の促進に不可欠なのでしょうか?

1.マインドフル テクノロジーで空間を改善する

スペースで適切に動作するテクノロジーを選択することは重要です—適切なスペースと適切なテクノロジーが融合すると、素晴らしいことが発生するためです。

テクノロジーは会議スペースを強化して、会議の流れを改善できます—ブレインストーミング用の部屋である場合、デジタルホワイトボードを検討してください。ハドルルームである場合、テーブルの全員をキャプチャするカメラを見つけましょう。大きい役員室の場合、すべての席からの声を平等にクリアに届ける拡張マイクを追加しましょう。

テクノロジーによって、スペース全体を最大限に活用できます。それぞれの会議スペース、人々がスペースを実際に使っている方法に新たな目を向けて、そのスペースの可能性を解き放つ適切な変更を行いましょう。

2.気を散らすものなくマインドフルな会議が実現

ITリーダーとしてあなたは知っているでしょう。自分が仕事をうまく遂行できていれば、人々がそれに気付きにくいものです—すべてが完璧に機能し、誰も電話をかける必要がありません

同じことが優れたテクノロジーにも当てはまります。

マインドフルなテクノロジーは、会議自体に集中できるように会議の参加者を解放するテクノロジーです—誰がカメラのフレームに入っているか、彼らが画面をどのように共有できるかを心配する必要はありません。

テクノロジーは直観的かつアクセスしやすい必要があります。参加者にとっては、これは、会議室のテクノロジーが使いやすく、調整の必要性が少ないことを意味します。ITにとってこれは、テクノロジーをリモートで管理・更新できることを意味します—直接的な介入は必要ありません。

3.一貫したユーザー体験が成功率を高める

シンプルに保ちましょう。

調査によると、会議スペース全体で一貫したユーザー体験がある場合、会議の成功率は22.7%高くなります。*。会議スペース間で一貫性のあるユーザーインターフェイスを提供するテクノロジーを選ぶことで、ユーザーによる導入が増大します—これは、ユーザーは新しいシステムを1回学ぶだけで済むためです。

また、テクノロジーを選ぶ時は、ビジネスで既に使用しているソフトウェア向けに最適化されたテクノロジーを選ぶと、必ず良い結果が得られます。

4.テレビ電話はより魅力的になる

マインドフルな会議に関して言えば、要は人間のつながりです。

会議の参加者はビデオ通話で人との実際のつながりを持つことができ電話通話と比較して、会議を通して集中し続ける可能性が高くなります—これは、お互いを見ることができるためです。

すべての会議室にビデオを装備することで、電話の通話で発生する会議の悪習慣から抜け出すことができ(たとえば、スマートフォンのチェックやノートパソコンの使用など)、全員がより意識的に会議に参加するようになります。

会議をより有意義にする

マインドフルな設計と、会議参加者への配慮を通して、組織が会議を扱う方法に大きく影響を与えることができる小さい変更をいくつか行うことができます。スペースに適した直観的なテクノロジーを選ぶことで、会議プロセスが効率化され、生産性が高まります。

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