ホワイトペーパー究極のオンサイト会議を開催する方法

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カジュアルでオープンな環境でのオンサイト会議

オフサイト会議を計画していますか?ちょっと待ってください。

理由は次の通りです。これまで、オフィスは従業員が集まって日々の業務をこなす場所でした。それに対して、オフサイト会議では、社員が日々の職場から離れ、特定の時間を戦略計画に費やし、普段の職場環境外でチームメイトとの絆を深めます。

状況はもはや変わりました今日では従業員の53%がハイブリッドな働き方を無期限で継続できることを期待しており、23%は完全在宅勤務を期待しています(Gallupの調査による)。このような従業員にとって対面の会議は稀で、普段互いに顔を合わせる場といえばビデオ会議となっています。

これを踏まえると、オフサイトの開催地として理論上最もふさわしくない場所、つまりオフィスで、次のチーム会議を開催することを検討できるのではないでしょうか。

 

どこからでも勤務できるこの時代、オフィスは新しいオフサイトの開催場所になります

対面でのチーム会議はこれまで以上に大切になっています。2020年以来、お互いに対面する機会がある従業員は稀であり、全く対面の機会がない従業員も一部います。オンサイトでもオフサイトでも、チーム会議を開催することは、物理的、精神的、感情的にチームを1つにするとても良い方法です。

会議をおしゃれなホテルではなくオフィスで行う理由は?まず、全員を1つ屋根の下に集合させることができます。パンデミックの発生前、ハイブリッドな働き方が定着する前は、各従業員は所属する部署の垣根を越えて自然にやりとりする機会に恵まれていました。オフィスにチームを呼び戻すことにより、最近入社したメンバーとの顔合わせや、日頃オンラインでやりとりをしていない人たちと繋がるチャンスが生まれます。 

オフィスで会議を開催することで、新人社員にとっては本社を探索する機会になりますし、自分の都合にも合わせながら、大切な情報の共有や、オンラインでは話しにくい込み入った話題に踏み込んだり、仕事の時間と息抜きの時間を少しずつとったり、チームの結束力を高める機会が生まれます。 

しかし、この全てを、そしてこれ以上のことを達成できるようなチーム会議を上手く開催するには?以下の「やるべきこととそうでないこと」に従い、このハイブリッド勤務体制時代の究極のオンサイト会議を計画しましょう。

すべきこと

すべきこと:明確な事業目標を持つ

従業員は、議題が何であるかとその理由を正確に把握した状態でオンサイト会議に臨む必要があります。

チーム会議の目標は具体的で実用的である必要があります。ブレークアウトセッション、ディスカッション、プレゼンテーションでそれぞれの目標を強調、強化しましょう。

{B>例<B}コラボレーションの強化に取り組みたい場合は、1人だけが話すプレゼンテーションは避けましょう。その代わり、チームには、チームとしてのアイデアを相談の上とりまとめた発表を求めます。ここで重視するのは、トピックではなく、チームが力をあわせて取り組むことの実践です。

すべきこと:社員同士の絆に集中する

ニューヨークタイムズのベストセラー本『Never Eat Alone and Who’s Got Your Back?』の著者キーズ・フェラッツィ氏によると、集まりごとはお祝いや絆、さらにはビデオ通話には向かないような、より深くてより複雑、あるいは感情的なトピックに集中できる場合に行うべきです。フェラッツィは、これが対面会議にふさわしい目的だとしています。

対面で行う会議の場では、役職、経験、年齢に関係なく、全員にとって関係のある内容を話し合うことに集中しましょう。トピック例としては、境界線の尊重、コミュニケーションの強化、より良いワークライフバランスの達成などです。 

会議の場は、楽しく、そしてインスピレーションが沸くような場になるべきです。チームにとって最も大切なトピックがはっきりしない場合は、チームに意見を求めましょう。

すべきこと:大切なハウスキーピングのための時間を取る

新人社員の多く、特にパンデミック期間中に雇用された人は、会社の建物内を一度も目にしたことがないかもしれません。全員がオンサイトに集まることで、大事(かつ楽しい)以下のようなハウスキーピング活動を確認できます。

  • プロの顔写真撮影会を提供する。 このアクティビティは新人や熟練の社員にさらにメリットをもたらす優れた方法です。
  • 全社内見学会を開催する。 適切な見学会を行えば、オフサイトチームが感じる建物内に侵入したような感覚を低減できます。オフィスは「ホームベース」であり、個人は本社を案内する際に自信をもって行うべきです。
  • 紹介をする。 リモート勤務者にとっては、経営幹部と同じ部屋に居合わせることがあまりないかもしれません。よく見える経営役員がオンサイトにがいれば、彼らをチームに紹介しましょう。 
  • 成功を祝う。 背中をぽんぽんと叩きあうことは、リモートではなかなかできません。この機会を利用し、懸命な努力を讃え、お互いを奨励し、頑張った個人への受賞式を執り行いましょう。

ヒント:以上は全て、オープニングアクティビティとしても上手く機能します。

すべきこと:仕事と遊びのバランスを取る

働いてばかりで遊びがないと、だるく逆効果をもたらす会議になってしまいます。 

チームには、オフィスの境界線に留まらない実際の結束感を感じる時間とスペースを提供しましょう。これは、チームビルディング活動や「強制的な楽しみ(これもまたチームビルディングの1つですが)」のことではありません。強制的な楽しみは絶対に楽しくありません。

ハッピーアワー、ランチ、グループヨガセッションなどが良いでしょう。みんなに社交できる機会を提供します。

INSIGHT職場での孤立が生産性に響き、3分の1のリモート勤務者が他から分離していると感じています。「遊ぶ」機会を提供し、チームがつながるお手伝いをしてください。

すべきこと:リモート参加を促す

場所を問わず経済的な活動が行われているこの時代において、オンサイト会議はどこからでも参加できる必要があります。  

もちろん、チーム一同を同じ場所に集合させて行うのがオンサイト会議です。しかし残念ながら、全員は参加できないこともあります。会社としてビデオコラボレーションツールに投資してきているのであれば、それらを駆使して全員が平等にテーブルの席につけるようにしてください。 

ハイブリッド会議に向けたスペースの設定方法はこちらです。

  • 複数のスクリーンを用意する
    1つ目のスクリーンには常時リモート参加者を映し、2つ目のスクリーンにはグラフ、動画、パワーポイント資料など会議関連の内容を映します。
  • カメラ映りに配慮してデスクを配置する
    デスクとカメラの位置を調整し、全員がフレームに収まるようにします。モート参加者向けに、発話者と参加者を同時に見えるようにする必要がある場合は、追加のカメラを用意しましょう。
  • クリアな視界を提供する
    会議室前方のカメラはブレークアウトセッションに適していますが、オープンスペースでは移動式カートに搭載したビデオバーを活用するのが良いでしょう。室内のアクティビティが映像と音声でリモート参加者にどう伝わるか配慮することで、全員に公平な体験が確実にもたらされるでしょう。
  • オーディオをキャプチャする
    室内にマイクを追加し、戦略的に配置することで、リモート参加者も会話についていくことができます。これにより会場の騒音や背景雑音もブロックできます。
  • 技術的な問題に備える
    ITチームと事前に協力し、WiFi接続やビデオ会議システムの展開でよく生じる技術的な不具合を回避しましょう。

すべきこと:フィードバックを求める

オンサイト会議が終わり次第、率直な意見を求めましょう。クロージングアクティビティの一環として話し合いの場を設けることを検討しましょう。 

クロージングアクティビティの一環として話し合いの場を設けることを検討しましょう。チームが想像力を発揮し、制限なしに意見やアイデアを出し合い、大きな夢を持つきっかけになります。

ヒント - 参加者にはフィードバックセッションの予定を伝えておきましょう。よかった点や改善が必要な点についてオープンに話し合う時間が設けられることを知らせましょう。話し合いの時間をプログラムに入れておくことで、静かに考える傾向のある人にも準備する時間を提供できます。

やめるべきこと

やめるべき:立場を放棄する

「上司」の枠を出て「チームの一員」にならないようにすること。 チームは、日頃のビジネスの場でリーダを頼りにしているのと同じように、オンサイト会議の場でもリーダーからの指示やアドバイスを求めるでしょう。

チームを率いる立場の方は、その立場で会議のアクティビティを管理、進行し、ほかの参加者の手本となる姿勢で参加し、積極的な関与を促しましょう。 

やめるべき:全員を招待する

まとめるのが難しくなるほど大勢の従業員を会議に招待してしまうと、有意義な会話が希薄になり、参加者は気が散り、意思決定を麻痺させる可能性があります。 

イベント企画および調査会社である Leviti, Inc. の共同創設者兼 CEO ネダ・マンソーリアンによると、招待する人数は少ないほど良いとのことです。 

「私たちは、頻繁で小規模な集まりの効果について広範な研究を行ってきました。『マイクロイベント』と私たちは呼んでいます」とネダは言います。「従業員同士が日中 1 時間から 3 時間のちょっとした外出をすると、互いに何か新しいことや本音を知るきっかけになります。こうしたきっかけが希少で意味のある絆の構築に繋がるのです。 

オンラインであれ対面であれ、誰が会議の場にいるべきかはよく考えましょう。参加者は、オンサイト会議のアクティビティから直接のメリットを得るか、それに何かしらの貢献ができなければなりません。 

オンサイト会議で共有する資料を単に「参考までに」と受け止めるにすぎないであろう個人は、招待の対象から外し、会議を録画したビデオを後日共有することにしましょう。

やめるべき:競争的なチームビルディング活動を入れる

強制的な楽しみよりも悪いことは?強制的な楽しみという名の強制的な競争です。 

競争的なチームビルディングは企業の職場に全くふさわしくありません。従業員同士を争わせることなく、団結と絆を築くことができます。

団結を生むチームビルディング活動:

  • 人道的な努力(家を建てる)

  • 一緒に料理し、グループで料理を楽しむ(少人数グループで行うことが必要な場合がある) 

  • 全員が一緒に強力し問題を解決したりパズルに挑戦するような脱出ゲームアクティビティ

避けるべき競争的なチームビルディング活動:

  • ゴーカートレース 

  • レーザータグ

  • ペイントボール 

  • オリンピック方式の試合(綱引きやリレー競争)

オンサイトでチームにかけるべき言葉は「全員が1人のために」であり「1人が全員に敵対する」ではありません。

やめるべき:想定外のことを人に振る

スピーカーやプレゼンターとは、事前に打ち合わせをしましょう。何の前触れもなく話を振られた場合、憤りや恥ずかしさを感じる人もいます。

オンサイトは多くの個性が集まる場所です。内向的な人には、自信をもって会議の場で発言したり、アイデアを発表できるよう、十分に準備する機会を与える必要もあることに留意しましょう。

自然に話し合いに参加する人たちには好意的な反応を示し、参加を促しましょう。チームに意見やアイデアを歓迎する安全なスペースを提供することで、物静かな参加者がより声を上げられる環境を促せます。

ヒント:ぎりぎりで誰かに発表をお願いしたい場合、まずは対象者に相談しましょう。その場で発表することに不安があるようなら、プレゼンテーションを撮影した動画を作成し、チームに共有することを提案できます。

最も望まれるのは目的を持って計画されたオンサイト会議

最適なオンサイトとは、平等な割合でインスピレーション、チームの楽しみ、協力と計画に分けてプログラムが組まれたものの混合です。- Logitech、B2B マーケティングのグローバル責任者 Hayley Nelson 

目的をもち、意識的に目標を設定することで、意義のあるオンサイト会議を計画することは可能です。 

キャシー・マメール は、フォーチュン500企業のチーム会議を計画したエージェンシーである Cassie LaMere Events の創設者です。キャシーによると、よく計画されたオンサイト会議はブランドの基準とアイデアを強化する絶好の機会になるそうです。

「チームはおそらく、その経験をソーシャルメディアに投稿するでしょう。既存顧客や将来の顧客だけでなく、今後採用されるかもしれない従業員にも、メッセージを届ける機会としてとらえて下さい」と彼女は言います。「加えて、狙いを定めて実施されるオンサイト会議は、チームがより有意義なつながりを持つ素晴らしい時間を提供します。それは現地で参加しても、オンラインで参加しても同じです。

これはチームを結束させる機会です - そしてオフィスに戻るチャンスでもあります。オフィススペースについて再考されているかどうかはともかく、チームをホームに迎える機会になります。今こそ新しい従業員とつながりをもち、素晴らしい働きを祝福し、チームを前進させる時です。 

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