ハイブリッドワークの生産性を高める3つの方法
自社ソリューションによって、本社を最適化した詳細な取り組み
ビジネスリーダーの間では、従業員は少なくとも一定の時間はオフィスで働くべきだという考え方が主流となっています。どの程度の頻度でオフィスで働くべきかは議論の余地がありますが、マッキンゼーの調査によると、2024年には従業員の82%が週2日以上オフィスで勤務していました。(2023年の56%から増加)。オフィスの利用が増加する中、組織は従業員のニーズに対応した施設を確保するだけでなく、コラボレーション、イノベーション、そして働きがいを高めるためのハイブリッドなワークエクスペリエンスを提供する必要があります。
ロジクールでは、2022年にカリフォルニア州サンノゼに新設したオフィスをハイブリッド勤務体制の従業員向けに対応した際に、このニーズを考慮しました。オフィスへの復帰は任意でしたが、設計の選択の背景にある考え方は、現在企業が直面している課題とほぼ同様でした。私たちは次のような問いを自らに投げかけました…
「通勤する価値があるオフィス体験を実現するためにはどうすればよいか?」
「コラボレーションをより簡単で自然なものにするにはどうすればよいか?」
「オフィスをより柔軟で機能的なものにするためにはどうすればよいか?」
「従業員がリモートワーク中に培ってきた期待に応え、親しみやすい空間を作るにはどうすればよいか?」
「ビデオでのコミュニケーションを、従業員がこれまで通り頼りにしてきたことと同じようにアクセスしやすく、生産性を高いものにするためにはどうすればよいか?」
私たちの最終目標は、従業員にとって世界水準のエクスペリエンスを提供することでした。これは、より個人的かつ生産的な交流を通じて、全員の時間を最大限に活用し、その結果としてコラボレーションとイノベーションの文化を築くことです。この目標を達成するために、当社のソリューションをオフィス設計の中心に据え、従業員が当社のデバイスを日常業務にシームレスに統合できるようにすると同時に、施設管理チームがワークスペースの状況を把握し、適応できるようにしました。
オフィス開設以来、従業員とオフィスの利用状況について多くのことを学びました。そのデータに基づき、オフィススペースを適応させ、改善するための新たな方法を模索し続けています。さあ、次はあなたの番です。その方法をご紹介しましょう。
予約自動化を会議室の最適化に転換する
即席のミーティングは業務の自然な一部であり、健全なコラボレーションの証です。しかし、従業員が空いている会議室を探すためにオフィス内を歩き回るなど、コラボレーション スペースを見つけるのは難しいことが多くあります。実際に、Steelcaseの調査報告書によると、従業員の40%は、空いている会議室やコラボレーション スペースを探すことに1日平均30分を費やしています。
もちろん、会議室の空き状況はスケジュールで確認できますが、それは適切にスケジュールされたもののみです。それ以外の活動やその欠如(その他の突発的な会議、キャンセルされた会議、会議の早期終了など)は、目に見える形でしか認識できません。
この問題は、ロジクール Room Bookingサービスに自動予約機能と自動解放機能を導入することで解決しました。Rally BarまたはRally Board 65 (日本未発売)を設置した会議室では、会議室の利用状況(または空室状況)を検知し、リンクされたワークプレイスのカレンダー上で自動的に会議室のステータスを更新します。更新されたステータスはTap Schedulerのスケジュールと、ロジクール Syncの予約状況の傾向として反映されます。
利用状況のデータが迅速かつ正確に更新されるため、従業員は空いている会議室を簡単に見つけることができます。これはコラボレーションが促進されるだけでなく、日常的な会議室の利用状況に関する貴重な情報を組織に提供します。これにより、従業員にとっての価値を最大限に高めるため、会議室の配置、例えば座席数、ビデオ会議用の機器の必要性などを、タイムリーに調整することが可能になります。
オープンスペース、オープンな心
オープンワークスペースというコンセプトは古くから存在しています。従業員間のコミュニケーションとコラボレーションを促進する目的で考案されたこのコンセプトは、現代のオフィスでも人気の高い設計の選択肢とされています。しかし、一方で、プライバシーの欠如や騒音レベルの上昇を強く否定する批判的な意見も少なくありません。これらはすべて正当な懸念事項ですが、私たちはこれらの懸念に対処し、オープンスペースを最大限に活用するためのソリューションを開発しました。
Rally Board 65 (日本未発売)の登場です。文字通り、この柔軟で設置が簡単なビデオ会議デバイスは、65インチのポータブル タッチ スクリーンを搭載しており、オープンなスペースや、集会場のような人の集まる場所、その他の会議の場所へ簡単に移動でき、魅力的なビデオコラボレーションを実現できます。Rally Board 65(日本未発売)はAI搭載のインテリジェンスをが内蔵され、不要なノイズを除去し、参加者の声を明瞭に伝えるだけでなく、会議室内の参加者への会話をより適切に捉え、会話に集中することができます。
ビデオ会議デバイス Rally Board 65(日本未発売)を複数のオープンスペースに設置することで、チームはいつでもどこでも自由に会議を開催することが格段に容易になりました。Rally Board 65(日本未発売)はどこに移動させても、画面を素早く回転させるだけでカメラアングルを会議参加者の目線に合わせて簡単に調整できます。これにより、ハイ テーブルや標準のテーブルに座って会議する場合でも、立ちながらの簡単な打ち合わせをする場合でも、場所を選ばずに柔軟に会議を行うことができます。
さようなら、仕切り。こんにちは、フレックスデスク。
企業は、オフィスへの復帰の原動力として、より良いコラボレーションを挙げます。しかし、従業員がオフィスに戻り、閉鎖的な仕切りのある席に座っている場合、どのようにその目標に貢献できるのでしょうか?
サンノゼオフィスでは、通勤時間を増やしてまで従業員が孤立した仕事を続けるたことのないよう配慮しました。そこで、私たちが考えたのは、誰もがその日働けるよう、複数のフレックス デスクで構成された共有ワークスペースを作ることでした。オフィスで勤務する時はいつも同じデスクに戻ることは快適ではありますが、従業員に選択肢を与えることは、コラボレーションと社会的な満足度の両面で大きな価値があることがわかりました。
この柔軟性を実現したのは、Logi Dock Flex(日本未発売)とDesk Bookingサービス(Logi Tune経由でアクセスし、ロジクール Syncで管理可能)でした。このハードウェアとソフトウェアの組み合わせにより、従業員はデスクの空き状況を簡単に確認し、理想的なワークスペース(同僚の隣や、場所、設備、ワークスペースの種類で絞り込みが可能)を選択できます。さらに、自分の位置をほかの従業員に通知して調整したり、コラボレーションセッションを円滑に進めることもできます。
しかし、デスクの検索や予約が簡単にできるのは、それだけではありません。ロジクール Viewを介して、オフィス内に設置したタッチスクリーンにインタラクティブな経路案内マップを追加することで、探している人や会議室を非常に簡単に見つけられるようになり、広大なオフィス空間を歩き回って貴重な時間を費やすことがなくなります。効率性が極めて重要な場面では、この数分間の節約が、時間の経過とともに明らかな違いを生み出す可能性があります。
このデスク予約ソリューションは従業員にとって大きなメリットがあるだけでなく、ロジクール Syncを通じて貴重な占有データを提供し、オフィススペースの進化と最大化を支援します。例えば、従業員がオフィスに最も頻繁に出勤している時間帯を週単位で把握できます。席を予約しているのか、それともふらっと入ってくるのか確認することができます。さらに深く掘り下げ、特定のチームが特定の日にオフィスにいるかどうか、同じスペースを頻繁に利用しているかどうかも確認できます。
これらのデータを活用することで、オフィススペースの規模の最適化をより積極的に適応させることができます。全員に対応しようとするのではなく、実際にオフィスにいる従業員に焦点を当てたニーズに応えることができます。これにより、これまでにないほど職場の効率性と、従業員エクスペンス全体が向上します。
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2022年にサンノゼオフィスの設計に着手した際、私たちは3つの主要な目標を念頭に置いていました。
従業員エクスペンスを最優先する
チームワークを促進する
柔軟性を重視する
私たちが行ったすべての設計上の決定は、これらの目標を中心に据えており、それ以降に行ったすべての変更や改善も、この目標に則っています。すべての判断が完璧ということではありませんが、私たちが前進し続けられたのは、人を最優先に考えるという姿勢と、データを活用し、従業員のニーズに応えるための適応力と、イノベーションを続ける力があったからです。
このため、オフィス復帰への道を歩み始める際には、コラボレーションと生産性は、従業員が物理的にオフィスにいるかどうかではなく、オフィスにいるときにどのように彼らをエンパワーできるかにかかっていることを忘れてはなりません。率直に言えば、誰もがオフィスで過ごす時間が増えることを喜ぶわけではありません。しかし、だからといって、彼らはオフィスで過ごす時間を価値あるものにできないわけではありません。