ハイブリッドワークの生産性を高める3つの方法
自社ソリューションを活用して本社を最適化した方法の詳細な検証
ビジネスリーダーの間では、従業員は少なくとも一定の時間はオフィスで働くべきだという考えが主流となっています。その頻度については議論の余地がありますが、マッキンゼーによると、2024年には従業員の82%が週に2日以上オフィスで過ごしており、これは2023年の56%から増加しています。オフィス利用が増加する中、組織は施設が従業員に対応できることを保証するだけでなく、コラボレーション、イノベーション、そして楽しさを高めるハイブリッドワーク体験を提供する必要があります。
ロジクールでは、2022年にカリフォルニア州サンノゼに新しいオフィスを新設し、ハイブリッドワーク体制となった従業員を迎え入れた際、このニーズを考慮しました。私たちのオフィス復帰方針は任意でしたが、設計上の選択の背後にある根拠は、今日の企業が直面しているものとほぼ同じでした。私たちは次のような問いを自分たちに投げかけました…
「オフィスに出社する価値をどのように感じてもらえるか?」
「コラボレーションをより簡単かつ自然にするにはどうすればよいか?」
「オフィスをより柔軟で機能的にするにはどうすればよいか?」
「リモートワーク中に従業員が抱いた期待に応え、親しみを感じられる空間をどのように作るか?」
- 「ビデオ会議でのやり取りを、従業員が頼りにしている通りに、アクセスしやすく生産的なものにするにはどうすればよいか?」
私たちの最終的な目標は、従業員にとって世界クラスの体験を創造することでした。それは、より個人的で生産的なやり取りを通じて全員の時間を最大限に活用し、ひいてはコラボレーションとイノベーションの文化を確立するものです。この目標を達成するために、私たちは自社のソリューションをオフィス設計の中心に据えました。これにより、従業員は当社のデバイスを日常業務にシームレスに統合できるようになり、施設チームはワークスペースを追跡して適応させることが可能になりました。
オフィスを開設して以来、私たちは従業員やオフィスの利用状況について多くのことを学びました。そのデータをもとに、私たちはオフィススペースを適応させ、改善するための新しい方法を見つけ続けています。次は、あなたの番です。その方法をご紹介します。
予約の自動化を会議室の最適化へ
即興の会議は日常業務の自然な一部であり、コラボレーションが健全に行われている証です。しかし、従業員が空いている会議室を探してオフィスを歩き回るなど、コラボレーションスペースを見つけることは困難な場合が多いのが現状です。実際、Steelcase 社のレポートによると、従業員の40%は1日平均30分を、空いている会議室や共同作業のためのスペースを探すことに費やしています。
確かに、会議室のスケジュールで空き状況を確認することはできますが、それは適切に予約されたものしか表示されません。その他の活動や、活動がない場合(他の即興の会議、会議のキャンセル、会議の早期終了など)は、目視でしか確認できません。
私たちは、会議室予約サービス「ロジクール Room Booking」に「自動予約」および「自動解放」機能を導入することで、この問題を解決しました。現在、Rally Bar 2またはRally Board 65を装備した会議室であれば、室内の在室状況(または不在)を検知し、リンクされたワークプレイスカレンダー上の会議室ステータスを自動的に更新します。その結果は、Tap Scheduler 2のスケジュール表示や、在室傾向を把握するためのロジクール Syncに反映されます。
女性が、使用中の会議室の前を通り過ぎながら、ロジクール Tap Scheduler 2を見ています。
在室データが迅速かつ正確に更新されるため、従業員は空いている会議スペースを問題なく見つけることができます。これはコラボレーションを促進するだけでなく、会議室が日常的にどのように使用されているかという貴重な情報を組織にもたらします。これにより、会議室の価値を従業員にとって最適化するために、座席やビデオ会議機器のニーズなど、タイムリーな調整を行うことが可能になります。
オープンスペース、オープンなマインド
オープンスペースというコンセプトは、以前から存在していました。従業員間のコミュニケーションとコラボレーションを促進する目的で作成されたこのデザインは、現代のオフィスで人気のある選択肢です。一方で、プライバシーの欠如や騒音レベルの上昇を指摘する批判的な意見もあります。これらはすべて正当な懸念ですが、私たちはそれらに対処し、オープンスペースをより有効に活用するためのソリューションを作成しました。
Rally Board 65の導入。優れたソリューション。この柔軟で設置が簡単なビデオ会議デバイスは、持ち運び可能な65インチのタッチスクリーンを備えており、オープンスペース、タウンホール、その他の会議場所に移動させて、魅力的なビデオコラボレーションを実現できます。Rally Board 65は、AIを活用したインテリジェンスを内蔵しており、不要なノイズを除去して参加者の声を明瞭にするだけでなく、会議中の人々に焦点を当てて適切にフレーミングします。
オープンなワークスペースにあるロジクール Rally Board 65。
Rally Board 65ビデオ会議デバイスをいくつかのオープンスペースに追加したことで、チームはいつでもどこでも好きな時に会議を行うことが大幅に容易になりました。また、Rally Board 65をどこに移動させても問題ありません。画面を素早く反転させるだけで、会議参加者の目線や視界に合わせてカメラの角度を簡単に調整できるからです。これにより、ハイテーブルや標準的なテーブルに座っていても、あるいは立ち話のハドルミーティングであっても、どこでも会議ができる柔軟性が得られます。
さようならキュービクル、こんにちはフレックスデスク
企業は、オフィス回帰の原動力としてコラボレーションの向上を挙げています。しかし、従業員がオフィスに戻ってきて閉鎖的なキュービクルに座るだけなら、その目標にどう貢献していると言えるでしょうか?
サンノゼオフィスでは、従業員が孤立して働き続けるためだけに出社することのないようにしたいと考えました。その解決策として、誰でもその日に利用できるフレックスデスクを並べた共有ワークスペースを作成しました。オフィスに来るたびに同じデスクに座る安心感もありますが、コラボレーションと満足度の両面において、従業員に選択の自由を与えることには大きな価値があることがわかりました。
この柔軟性を実現したのは、デスク予約サービス(Logi Tuneからアクセスし、ロジクール Syncで管理)です。このハードウェアとソフトウェアの組み合わせにより、従業員はデスクの空き状況を簡単に確認し、理想的なワークスペース(チームメイトの隣、または場所、機器、ワークスペースの種類でフィルタリング)を選択できます。さらに、自分の場所を他の人に通知して調整を行い、コラボレーションセッションを簡素化することも可能です。
Logi Tuneソフトウェアを使えば、空いているデスクを簡単に見つけて予約できます。
しかし、簡単に見つけて予約できるのはデスクだけではありません。ロジクール Viewを介してオフィスのタッチスクリーンに対話型の案内マップを追加することで、探している人や部屋を簡単に見つけられるようになり、広大なオフィス内を歩き回る貴重な時間を削減できます。効率が重要である場合、節約された数分が積み重なることで、大きな違いが生まれます。
このデスク予約ソリューションは従業員にとって大きなメリットがあるだけでなく、ロジクール Syncを通じて貴重な利用状況データを収集できるため、スペースの進化と最大化に役立ちます。例えば、週ごとのパターンを表示して、従業員が最も頻繁に出社している時期を把握できます。従業員が座席を予約しているのか、それとも予約なしで利用しているのかを確認できます。さらに詳しく分析して、特定のチームが特定の曜日に出社しているか、また同じスペースを頻繁に利用しているかを確認できます。
こうしたすべてのデータを活用することで、オフィススペースの適応にさらに積極的に取り組むことができます。すべての人に対応しようとするのではなく、実際にオフィスにいる人々に合わせた対応が可能になります。これにより、職場に新たな効率性が生まれ、全体的な従業員体験が向上します。
2022年にサンノゼオフィスの設計に着手した際、私たちは主に3つの目標を掲げました。
従業員体験を優先する
チームワークを促進する
柔軟性を取り入れる
私たちが下したすべての設計上の決定はこれらの目標を中心に据えたものであり、それ以降に行ったすべての変更や改善もそれに倣っています。すべての決定が成功したわけではないかもしれませんが、私たちが前進し続けられたのは、従業員を第一に考える優先順位と、データに基づいて適応し、革新することで従業員のニーズによりよく応える能力があったからです。
ですから、オフィス回帰の取り組みを始めるにあたっては、コラボレーションと生産性は、従業員がオフィスにいることそのものよりも、オフィスにいるときに彼らをどのように支援できるかによって決まるということを忘れないでください。正直に言って、誰もがオフィスで過ごす時間が増えることを喜ぶわけではありません。しかし、だからといって、彼らにとって価値のある場所にできないということではありません。
2022年にサンノゼオフィスの設計に着手した際、私たちは主に3つの目標を掲げました。
従業員体験を優先する
チームワークを促進する
柔軟性を取り入れる
私たちが下したすべての設計上の決定はこれらの目標を中心に据えたものであり、それ以降に行ったすべての変更や改善もそれに倣っています。すべての決定が成功したわけではないかもしれませんが、私たちが前進し続けられたのは、従業員を第一に考える優先順位と、データに基づいて適応し、革新することで従業員のニーズによりよく応える能力があったからです。
ですから、オフィス回帰の取り組みを始めるにあたっては、コラボレーションと生産性は、従業員がオフィスにいることそのものよりも、オフィスにいるときに彼らをどのように支援できるかによって決まるということを忘れないでください。正直に言って、誰もがオフィスで過ごす時間が増えることを喜ぶわけではありません。しかし、だからといって、彼らにとって価値のある場所にできないということではありません。