データ駆動型戦略がオフィススペースの効率を最大化するのにどのように役立つか。

正直なところ、ほとんどの企業はこのように作業空間について積極的に考えていません。彼らは、自分のオフィスのすべてのデスクと部屋の使用を最大化するにはどうすればよいかという質問を自問していません。少なくとも、まだです。

その結果、組織は全員をオフィスに収容するのに苦労するか、そこに一貫した存在を引き付けることに失敗しています。これに日々の出席の変動が加わると、組織は職場体験と職場効率の両方で期待に応えられなくなります。

では、企業はどのようにして自分たちのオフィスのニーズをよりよく理解し、オフィスを精密に調整されたコラボレーションハブに変えることができるのでしょうか？簡単です：データに従ってください。

利用率最適な作業スペースの利用状況を示す重要な指標

オフィススペースを最適化する前に、作業空間の効率を定義する指標を理解することが重要です。その知識をもとに、データを監視、測定、行動するためのシステムを確立できます。

今、すべてのオフィスは異なりますが、すべての組織には（または持つべき）同じ目標があります：オフィススペースを有効に活用することです。しかし、オフィスのレイアウトをデスクスペース、会議室（さまざまなサイズ）、オープンなコラボレーションエリアの理想的な組み合わせと見なしているかもしれませんが、それを真にテストする唯一の方法はスペースの使用状況を監視することです。それは利用率を測定することで行います。

これにより、部屋が予約されているかどうかにかかわらず、1日の間に部屋の使用状況を監視できます。また、会議の占有状況を監視できるため、特定の部屋の典型的な会議のサイズなど、より詳細な情報を理解できます。

*会議のない時間帯には、すべてのRallyカメラとロジクール Spotが存在を検知できますが、人数をカウントできるのはRally BarとRally Bar Miniのみです。

さらに、SpotおよびRally Board 65デバイスを使用することで、部屋の健康（例：微小粒子、CO2レベル、温度、湿度）と部屋のエネルギー（例：屋内外の温度、太陽放射、換気）に関するデータをキャプチャできます。次に、これらのデータポイントを使用して、部屋の健康とエネルギーのスコアを生成し、部屋の環境とエネルギー効率を最適化するのに役立てます。

データを監視し、それを活用する方法

適切なデータをキャプチャすることは、パズルの一部に過ぎません。次のステップは、そのデータを保存し分析するための中央の場所を見つけることで、実際にそれを活用できるようにすることです。ロジクール Syncの登場です。

ロジクール Syncは、すべての統合されたロジクール製デバイスのデータを一元管理できるリポジトリを提供し、各部屋とデスクがどのように使用されているかを正確に把握するのに役立ちます。このデータは、利用傾向を注意深く監視し、作業空間の最適化に関する教育的な決定を下すために必要な洞察を提供するのに役立ちます。

例えば、Sync Insightsは特定の部屋で一貫して高いCO2レベルを指摘するかもしれません。その結果としての眠気を排除するために、Syncは部屋の換気を増やすことを推奨する場合があります。同様に、Sync Insightsは頻繁に温度が高くなる部屋を特定し、エネルギー消費を減らすためにサーモスタットの温度を下げるなどの推奨を行うことがあります。

Syncは、Sync Cloud APIを通じて利用データを他のデータソースと統合することを容易にします。データソースを混合することで、オフィスの効率に関するより深い洞察を生成し、組織が円滑に運営されるように必要な変更を行うことができます。

利用データに基づいて、より効率的なオフィススペースを作成するためにどのように行動できますか？

利用率は、従業員がオフィススペースをどのように使用しているかについて多くのことを教えてくれます。しかし、この情報は、あなたがそれに基づいて行動することを選択した場合にのみ価値があります。では、どこから始めたらよいでしょうか？次の3つの領域に焦点を当てることをお勧めします：

オフィスデザインを微調整する

未使用のオフィススペースは、あなたのお金を無駄にする最も簡単な方法の一つです。したがって、オフィススペースを最適化する最初で最も明白な方法は、特定のニーズに適応することです。特定のエリアでデスクの使用が一貫して低い場合、そのスペースをオープンなコラボレーションスペースに変換することを検討してください。

おそらく、会議室は大規模なチーム会議よりも、クライアントとの電話や1対1の会議のために個人によってより頻繁に使用されています。これは、あまり使用されていないスペースに電話ポッドを設置する必要があることを示しているかもしれません。

大規模な変更を行い、オフィススペースを縮小する必要がある場合、利用率は理想的なスペースがどのように見えるべきかを視覚化するのに役立ちます。会議室が少なくて済むかもしれません。異なるサイズの会議室が必要かもしれません。おそらく、もっと柔軟性が必要です。

いずれにせよ、利用指標は、最適なオフィススペースを設計（または再設計）するために必要な青写真を提供することができます。

適切なポリシーを確立する

メトリクスが非効率的なオフィススペースを示しているからといって、デザインに変更を加える必要があるわけではありません。実際、あなたが行う最も影響力のある変更のいくつかは、あなたが確立するポリシーから生じることがあります。

例えば、ハイブリッドワークモデルを採用している企業は、特定の日にデスクや部屋の利用率がピークに達することがあります。特定のチームがオフィスに来ることができる日時を定めるポリシーを確立することで、出席をずらしてよりバランスの取れた利用を見つけることができます。

特定の日に大規模なチームミーティングが一般的であることに気付くかもしれません。そのような日に中規模および大規模な会議室が不足しないようにするために、チームが一定の出席者数に達することを保証するポリシーを設定することができます。そうすることで、小規模なチームが本当にスペースを必要とするチームを排除することがありません。最も良い点は、センサーを通じてチームがこのポリシーを守っているかどうかを実際の出席数を示すことでモニターできることです。

適切な機器でスペースを整えましょう。

オフィスのデザインやポリシーが多くのオフィスの非効率性を解決するのに役立つ一方で、時には利用率が従業員が効果的に仕事をするための適切なツールを持っているかどうかの産物であることもあります。

例えば、大規模なチームが大きな部屋が空いているにもかかわらず、小さな会議室で頻繁に会議を行っていることに気付くかもしれません。偶然かもしれませんが、より可能性が高いシナリオは、これらのチームが小さな部屋にしかないデジタルホワイトボードを使用したいということです。

特定のデスクにエルゴノミックマウスとキーボードの設定数があり、常に予約されていることに気付くかもしれません。従業員が最後のマウスを奪い合うのを見ているよりも、追加の作業ステーションでそれらのマウスをより利用可能にすることができます。