データ主導の戦略でオフィススペースの効率を最大化する方法

正直なところ、ほとんどの企業はワークスペースについてこのように積極的に考えてはいません。彼らは、「オフィスのすべてのデスクや部屋の利用率を最大化するにはどうすればよいか？」といった問いを自分自身に投げかけていません。少なくとも、まだ。

その結果、組織は全員をオフィスに収容するのに苦労しているか、あるいはオフィスへの安定した出社を促すことに失敗しています。これに日々の出社人数の変動が加わることで、組織は職場体験と職場効率の両面で期待に応えられなくなっています。

では、企業はどのようにして自社のオフィスニーズをより深く理解し、オフィスを最適化されたコラボレーション拠点に変えることができるのでしょうか？簡単です。データに従うことです。

利用率:最適なワークスペース利用のための主要指標

オフィススペースの最適化を始める前に、ワークスペースの効率を定義する指標を理解することが重要です。その知識があれば、そのデータを監視、測定し、活用するためのシステムを構築できます。

オフィスはそれぞれ異なりますが、すべての組織には（あるいは持つべき）同じ目標があります。それは、オフィススペースを有効活用することです。しかし、あなたのオフィスのレイアウトがデスクスペース、会議室（さまざまなサイズ）、オープンなコラボレーションエリアの理想的な組み合わせだと考えていても、それを真に検証する唯一の方法は、スペースの利用状況を監視することです。それは、利用率を測定することで実現できます。

これにより、部屋が予約されていたかどうかにかかわらず、一日を通して部屋の使用状況を監視できます。また、会議の占有率*も監視できるため、特定の部屋の一般的な会議人数など、より詳細な情報を把握できます。

*会議時間外は、すべてのRallyカメラとロジクール Spotで在席検知が可能ですが、人数カウントができるのはRally Bar 2のみです。

さらに、SpotおよびRally Board 65デバイスを使用すると、部屋の健全性（例：粒子状物質、CO2レベル、温度、湿度）と部屋のエネルギー（例：室内外の温度、日射量、換気）の両方のデータを取得できます。これらのデータポイントを使用して部屋の健全性とエネルギーのスコアを生成し、会議室の環境とエネルギー効率の最適化を支援します。

データの監視と活用方法

適切なデータを取得することは、パズルの1ピースに過ぎません。次のステップは、そのデータを保存・分析するための一元的な場所を見つけ、実際に活用できるようにすることです。そこで ロジクール Sync の出番です。

ロジクール Sync は、統合されたすべてのロジクールデバイスのデータを一元管理するリポジトリを提供し、すべての部屋とデスクがどのように使用されているかを正確に把握できるようにします。このデータは、利用傾向を注意深く監視し、ワークスペースの最適化について十分な情報に基づいた意思決定を行うために必要なインサイトを提供するのに役立ちます。

例えば、Sync Insightsは、特定の部屋でCO2レベルが一貫して高いことを指摘する場合があります。そのバランスを整え（結果として生じる眠気を解消する）ために、Syncは部屋の換気を増やすことを推奨する場合があります。同様に、Sync Insightsは、頻繁に高温になる部屋を特定し、エネルギー消費を削減するためにサーモスタットの温度を下げるなどの推奨事項を提示する場合があります。

Syncを使用すると、Sync Cloud APIを通じて利用データを他のデータソースと簡単に統合することもできます。データソースを組み合わせることで、オフィスの効率性に関するより深い洞察を得ることができ、組織を円滑に運営するために必要な変更を行うことができます。

利用データを活用して、より効率的なオフィススペースを作成するにはどうすればよいでしょうか？

利用率は、従業員がどのようにオフィススペースを使用しているかについて多くのことを教えてくれます。しかし、この情報は、それに基づいて行動を起こす場合にのみ価値があります。では、どこから始めたらよいでしょうか？以下の3つの領域に注目することをお勧めします。

オフィスデザインを微調整する

使用されていないオフィススペースは、無駄なコストが発生する最も大きな要因の1つです。そのため、オフィススペースを最適化する最初で最も明白な方法は、特定のニーズに合わせて調整することです。特定のエリアでデスクの使用率が一貫して低い場合は、そのスペースをオープンなコラボレーションスペースに転換することを検討してください。

会議スペースが、大規模なチームミーティングよりも、個人によるクライアントとの通話や1対1のミーティングに頻繁に使用されている可能性があります。これは、あまり使用されていないスペースに電話用ポッドを設置する必要があることを示している可能性があります。

また、大規模な変更を行ってオフィススペースを縮小する必要がある場合、利用状況を把握することで、理想的なスペースがどのようなものであるかを可視化できます。会議室の数を減らす必要があるかもしれません。異なるサイズの会議室が必要になるかもしれません。単により多くの柔軟性が必要なだけかもしれません。

いずれにせよ、利用状況の指標は、最適なオフィススペースを設計（または再設計）するために必要な青写真を提供してくれます。

適切なポリシーを確立する

指標がオフィススペースの非効率性を示しているからといって、必ずしも設計を変更しなければならないわけではありません。実際、最もインパクトのある変更のいくつかは、単に確立するポリシーから生まれることがあります。

例えば、ハイブリッドワークモデルを採用している企業では、特定の日にデスクや会議室の利用がピークに達することがあります。特定のチームが出社できる日を定めるポリシーを確立することで、出社日を分散させ、よりバランスの取れた利用状況を実現できます。

特定の曜日が大規模なチームミーティングによく使われていることに気づくかもしれません。そのような日に中規模や大規模の会議室が不足するのを避けるために、小規模なチームが本当にスペースを必要としているチームを締め出さないよう、チームが一定の参加者数に達することを保証するポリシーを設定できます。最も良い点は、実際の出席者数を示すことで、チームがこのポリシーを遵守しているかどうかをセンサーで監視できることです。

適切な機器でスペースを整える

オフィスの設計やポリシーによってオフィスの非効率性の多くを解決できる一方で、利用状況は単に、従業員が効果的に仕事をするための適切なツールがスペースにある（またはない）ことの結果である場合もあります。

例えば、より大きな会議室がすぐに利用できるにもかかわらず、大規模なチームが小さな会議室で頻繁に会議を行っていることに気づくかもしれません。偶然かもしれませんが、より可能性が高いシナリオは、それらのチームが小さな会議室にしかないデジタルホワイトボードを使いたがっているということです。

特定のデスクに、常に予約で埋まっている人間工学に基づいたマウスやキーボードが一定数設置されているかもしれません。従業員が最後の1台のマウスを奪い合うのを見ているよりも、それらのマウスを追加のワークステーションでもっと簡単に利用できるようにすることができます。