柔軟なオフィススペースが職場のコラボレーションを促進する方法

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ロジクール SVC本社の柔軟なオフィススペースの眺め。

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従業員は、より深いコラボレーションと生産性の向上を求める組織の要請に応じて、オフィスに戻っています。しかし、これは組織にとって一つの緊急の問題を解決しますが、彼らが正面から対処しなければならない新たな疑問を提起します:オフィススペースはどのように再設計してコラボレーションを促進し、進化するニーズに適応し、生産性を最大化できるのでしょうか?その答えは柔軟性にあります。柔軟なオフィススペースは単なるトレンドではなく、適応性が成功を導く現代の職場の基盤です。

 

従来のオフィススペースの問題

オフィススペースは、長い間、そのデザインにおいて非常に硬直していました。あなたはスペースをキュービクルに分けるか、オープンコンセプトの完全に反対の方向に進むかのどちらかでした。中間の選択肢はありませんでした。企業は、これらの時代遅れのセットアップが労働者を疎外し、生産性を損ない、従業員の満足度を低下させることを認識しています。

残念ながら、従来のオフィススペースで必要な変更をタイムリーかつコスト効果的に行うことは常に困難でした。これにより、企業はオフィスの柔軟性を優先することを余儀なくされ、それを基盤の不可欠な部分にしています。

オフィススペースに柔軟性を持たせる方法

従業員の人数から会議室やデスクの使用状況まで、すべてが組織にとって常に進化しています。あなたのオフィススペースも同じペースで適応する必要があります。柔軟なオフィススペースを持つことで、ビジネスの進化するニーズだけでなく、従業員のニーズもサポートできます。では、どのようにしてオフィススペースにより多くの柔軟性を持たせることができるのでしょうか?

オープンスペースを活用する

WeWorkによると、オープンフロアプランとラウンジスペースが増加している一方で、エグゼクティブオフィスと会議室は減少しています。すべてがオープンに移行しているわけではありませんが、従業員が即興の会議やカジュアルなコラボレーションのためのスペースを重視するという広範なトレンドを示しています。

オープンスペースは騒音が多く、気が散りやすいと批判されることが多いですが、正しく活用すれば多くの価値を実現できます。正しく活用するための一部は、これらの会話を促進するために適切な技術を手元に持つことです。特に、ロジクール Rally Board 65はこれらのスペースにとって非常に貴重な追加です。

Rally Board 65は、カートに取り付けると、非公式なブレインストーミングセッションや拡大チームミーティングのために、どのオープンスペースにも簡単に移動できる多目的なオールインワンビデオ会議ソリューションを提供します。従業員のニーズが気まぐれに変わる場合、これらのニーズに対応できるツールを持つことが不可欠です。

カートに載せたRally Board 65がハイテーブルのあるオープンスペースに設置されています。

カートに載せたRally Board 65がハイテーブルのあるオープンスペースに設置されています。

今、私たちはオープンスペースが騒音や気が散る要因になりやすいことを理解しています。しかし、同僚がコーヒーを求めてフィードを通り過ぎるのを止めることはできませんが、気が散る要因を減らすことはできます。

一つには、Rally Board 65は深度ぼかし機能を提供し(注:今後のソフトウェアアップデートで提供予定)、ビデオを会議参加者にのみ集中させ、通行人からは遠ざけます。音声の観点からは、AI駆動のRightSound 2技術が背景の騒音を最小限に抑え、実際の会話に焦点を当てるのに役立ちます。

壁はコラボレーションが行われる場所を決定する必要はありません。Rally Board 65をオープンスペースに追加することで、それを確実にすることができます。

デスクと部屋の予約プロセスを自動化する

柔軟性はオフィスの人々と物理的なオフィススペースの両方に関わっています。言い換えれば、人々が自分の行動を適応させる方法は、オフィスが適応する方法と同じくらい重要です。企業が従業員のニーズに応える方法の一つは、部屋とデスクの予約ソフトウェアを通じてです。

Verified Market Researchによると、約60%の企業がデスクまたは部屋の予約ソリューションを使用しています。さらに、CBREは、企業の64%がデスクおよび会議室の予約ソリューションを最も重要な技術的優先事項の1つとして挙げていると報告しています。なぜこれが最優先事項になったのでしょうか?従業員は、自分が最も良い仕事をする可能性が高い場所で働きたいからです。その場所は、日ごと、さらには時間ごとに変わる可能性があります。

オフィスがかつてはチームごとに整理されていたのに対し、この柔軟なアプローチにより、個人はプロジェクトや会議の種類に応じてより簡単に集まることができ、自分のニーズに最も適した機能を持つ場所を選ぶことができます。ロジクール Desk Bookingを使用すると、従業員は事前にデスクを予約する自由があり(Logi Tuneを介して)、近くで働いている人や特定の場所で利用可能な機器を把握できます。

Logi Tuneアプリでのデスク予約体験を見てみましょう。

Logi Tuneアプリでのデスク予約体験を見てみましょう。

同様に、ロジクール Room Bookingは、従業員にどの会議室が利用可能で、いつ利用できるかを明確に示します。個人やチームは、その会議のニーズやデスクへの近さに応じて部屋を選ぶことができます。例えば、急な会議の追加があるチームは、より大きな部屋を予約することでその変化を予測できます。また、日中に不定期に会議があるチームは、出入りしやすいハドルルームを選ぶことができます。

選択の柔軟性があれば、オフィスにより目的を持たせることができます。従業員はより生産的であるだけでなく、あなたが彼らに与えている信頼と自由に満足しています。

データを聞いてください

Rally Board 65やロジクール Desk Bookingのようなソリューションは柔軟性の重要な要素ですが、組織の基盤に本当に柔軟性を構築する唯一の方法は、それらから得られるデータを聞くことです。

人々がオフィスにいつ来るか知っていますか?人々がそこに着いたときにどこに集まっているか知っていますか?オフィスで日々および週ごとに何が起こっているかを知れば知るほど、組織全体のチームや個人のニーズにより良く応えることができます。あなたのロジクールソリューションがロジクール Syncに報告していることで、この情報やその他の情報を監視および追跡できます。

ロジクール Syncダッシュボードでのデスク使用メトリクスの表示。

ロジクール Syncダッシュボードのデスク使用メトリクスの表示

どの部屋やデスクが最も頻繁に(または最も少なく)予約されているか、どの日に予約されているかといった表面的な情報は、人々がスペースに何を求めているかを理解するのに役立ちます。もう少し深く掘り下げると、部屋の使用率のパーセンテージなどのメトリクスを監視して、部屋が実際に設計通りに使用されているかどうかを確認できます。

温度、CO2レベル、微細粒子、揮発性有機化合物(VOC)などの環境情報を追加し(Rally Board 65およびロジクール Spotデバイスを介して追跡可能)、部屋の健康に関する潜在的な問題を特定できます。これにより、特定の部屋が使用されていない理由を説明し、それらを最適化するための解決策を指摘するのに役立ちます。

実行可能なデータは柔軟性の鍵です。気まぐれや推測ではありません。途中で全ての答えを示すわけではありませんが、オフィスと従業員の生産性を向上させるための迅速な意思決定を助けてくれます。これが柔軟性の本質です。

柔軟なオフィススペースがどのように実際の価値を生み出すか

組織がオフィスの柔軟性を最優先事項にしている理由があります。オフィスの柔軟性に焦点を当てると、良いことが起こります。より具体的には、柔軟性は以下のすべてを向上させることが証明されています:

機敏性と適応性

現代の職場では、私たちがどのように協力するか、またはそのためのツールがどのように変化するかは常に変化しています。その変化にタイムリーに対応できる能力があれば、成功のために人々を整えるだけでなく、彼らのニーズを重視していることを示すことができます。 

生産性と集中力

従業員がオフィスで活躍するためには、彼らの働き方に合った作業環境を提供する必要があります。柔軟なオフィスでは、プライバシーと静けさを好む人々(例:ハドルルームやフォーカスポッド)と、よりオープンで協力的な環境を好む人々との間でバランスを確立できます。 

コラボレーションと創造性

人々は、いつでもどこでもコラボレーションする自由を持つべきです。小さな部屋から会議室、オープンスペースまでさまざまなコラボレーションスペースを提供するオフィススペースを持つことで、従業員は必要に応じて、便利な時ではなく、必要な時に自分のニーズに合ったスペースを簡単に見つけることができます。

従業員の快適性

オフィススペースを継続的に適応させ、改善する能力を示すことで、人々に配慮していることを示します。人々が働くことを強いられるのではなく、働きたいと思う目的地を確立します。オフィスへの復帰の物語がどれほど分極化しているかを考えると、すべてのオフィス訪問を価値あるものにするためにできることが多ければ多いほど、従業員は自分の仕事の状況をより感謝するでしょう。

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職場は進化しており、適応性が先を行く鍵です。柔軟なオフィススペースは美的要素を超え、人々が協力し、集中し、成長できる環境を作ることに関するものです。ロジクール Desk Booking、Rally Board 65、Syncなどのツールを使用することで、オフィスの隅々まで重要であることを確保できます。

未来は予測不可能です。しかし、柔軟性を受け入れることで、ビジネスと人々を次に来るものに備えさせています。さあ、仕事を始めましょう—適切なスペースがすべてを変えます。

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