TCOのギャップを埋める：IT部門とファシリティ部門がいかにして共通言語を持つか

IT部門とファシリティ部門は、根本的には同じ人間的成果（生産性の高い従業員体験）を目指し、重要な包括的指標（TCO）を通じて成功を評価していますが、財務および運用の観点から見ると、成功の定義が完全に食い違っています。

この問題は、主にそれぞれのTCOの定義の仕方に起因しています。IT部門が「総所有コスト（Total Cost of Ownership）」に重点を置いているのに対し、ファシリティ部門は「総占有コスト（Total Cost of Occupancy）」に重点を置いています。それぞれは何を意味するのでしょうか。また、各チームは購入プロセスの早い段階で、どのようにしてより多くの共通点を見出すことができるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

IT部門とファシリティ部門がワークプレイス体験においてより良く連携する方法

ファシリティ部門とIT部門が前述の評価ポイントで連携できていない限り、ビデオ会議のユーザー体験において期待通りの成果を出し続けることはできません。両部門は、共通の基盤を見つけることで、そのギャップを埋め始めることができます。

一朝一夕にはいきませんが、このプロセスを加速させるために取れる重要なステップがいくつかあります。これらのステップ全体に共通するテーマは、中央チーム間のより深い連携への取り組みです。

職場体験チームを作成する

誰もがワークプレイス体験の責任者であると信じているとき、実際には誰も責任を負っていないことになります。その力関係を変えるために、専任のワークプレイス体験チームを設立することができます。そうすることで、ワークプレイス体験を中核的なビジネス戦略として扱うようになります。Workplace Equationレポートによると、現在これを行っている組織はわずか27%です。

なぜこれがそれほど重要なのでしょうか？なぜなら、何かが中核的なビジネス戦略になるほど重要であれば、それにふさわしい注目と配慮が向けられるからです。役割が決定され、プロセスが確立され、指標が定義されます。これにより、誰もが納得できる職場体験に関する意思決定を行うためのインフラが整います。

職場体験の成功指標を標準化する

チームが共通の目標に向かって協力するとき、すべての決定がより意図的なものになります。そのため、職場体験チームを編成したら、誰もが合意できる指標を確立する必要があります。

次の図は、IT部門とファシリティ部門の個々の焦点が、どのように集団的な焦点へと進化できるかを分類したものです。

デジタルスタックと物理スタックを共同所有する

会議室やスペースのテクノロジーに関する決定は、本来あるべき時期よりもはるかに遅れて行われることがあまりにも多いのが現状です。その結果、テクノロジーがどのように空間に影響を与え、それを利用する人々を最大限にサポートできるかについて、十分に検討されないことがよくあります。

会議室やフレックススペースを共有の責任として扱い、部屋のデザインとビデオ会議機器を最初から一緒に検討すれば、必然的に、より賢明で価値主導型の決定を下せるようになります。

TCOの連携が競争上の優位性となる理由

IT部門とファシリティ部門の連携は、単なる管理上の取り組みではありません。それは、組織の効率性、人材の定着、コスト規律に影響を与える競争上の優位性です。組織がこのことを早く認識するほど、早くその恩恵を享受できるようになります。

貴社の職場体験に対する連携度はどの程度ですか？The Workplace Equation 2026 reportを読んで、貴社が職場体験の成熟度のどの位置にいるかを確認してください。