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記事:ITが会議の生産性を高めるための4つの方法

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ITが会議の生産性を高めるための4つの方法

会議の最大の可能性を解き放つ

どんな仕事にも会議があります。実際たくさんの会議が行われます。一般的な会社員は、毎年、自分の時間の40%を会議に費やしています。その内50%は非生産的な会議です。

これは、企業にとって無駄にしてはならない時間です。また、あなたは自社における会議の回数をコントロールできないかもしれませんが、これらの会議を生産的かつ効果的にすることは間違いなく可能です。

ITリーダーとしてあなたは、組織内の会議の質に影響を与えることができます。チームや部署は異なっても、すべての会議で一貫しているのはテクノロジーです。 多くの会議の要素は、気が散るものを除去し、生産性を高めるように、テクノロジーによって強化することができます。

すべてのスペースに適切なテクノロジーを装備することで、コラボレーションと生産性を促進する会議の実施をサポートすることができます。 

その結果、会議中にすべての参加者が注意を怠らず、関与するようになります。エンドユーザーのニーズを考慮し、適宜計画されたスペースがあれば、すべての会議がよりマインドフルな(配慮が行き届いた)ものになります。

ロジクールビデオ会議製品のグラフィック表現

マインドフルな会議とは何を意味するのでしょうか?

マインドフルネスは、大きく成長しているムーブメントです。(マインドフルネス:現在起きていることに集中し意識を向けること) 自宅やオフィス内で働いている間も同様に、存在に焦点を当て、目的を持ち、効率的であることを重要視する人が増えています。

会議スペースにマインドフルネスを取り入れることで、生産性は完璧なものになります。会議は順調に進み、テクノロジーは意図した通りに動作し、スマートフォンをながめる人は誰もいなくなります。会議スペースのいくつかの変更によって、マインドフルな(配慮が行き届いた)会議を実現することができます。

 

ITはなぜマインドフルな会議の促進に不可欠なのでしょうか?


1.マインドフルなテクノロジーはスペースをより向上させる

スペースに合わせた、相性の良い技術を選ぶことは極めて重要です。—これは、適切なスペースと適切なテクノロジーが一体となると、素晴らしいことが発生するためです。

テクノロジーはどんな会議スペースでも、会議の流れを改善できます。—ブレインストーミング用の部屋であれば、デジタルホワイトボードを検討してください。ハドルルームである場合、テーブルの全員をキャプチャできるカメラを見つけましょう。大きい役員会議室の場合、すべての席からの声を平等にクリアに届ける拡張マイクを追加しましょう。

テクノロジーによって、スペース全体を最大限に活用できます。それぞれの会議スペース、また、スペースが人々に実際どのように使われているかを見直し、そのスペースの可能性を引き出す適切な変更を行いましょう。

 

2.マインドフルな会議には気を散らすものはない

ITリーダーとしてあなたは、自分が適切に仕事をしていれば、人々が気を散らすものを見つけることは困難であることを分かっています—すべてが完璧に動作するように努めていれば、誰もあなたに電話をかける必要はありません!

優れたテクノロジーにも同じことが言えます。

マインドフルなテクノロジーとは、会議の参加者が会議そのものに集中できるようにするテクノロジーです—誰がカメラのフレームに入っているか、自分の画面をどうやって共有するかを心配する必要はありません。

テクノロジーは直観的かつアクセスしやすいものでなくてはなりません。会議の参加者にとって、会議室の技術は使いやすく、最小限の調整で済むことを意味ます。ITにとっては、テクノロジーをリモートで管理・更新できることを意味します。—つまり、直接的な介入は必要なくなります。

 

3.一貫したユーザー体験が成功を導く

シンプルにしましょう。

研究によると、会議スペース全体に一貫性のあるユーザー体験がある場合、会議の成功率は22.7%高くなることが示されています。すべての会議スペースで一貫性のあるユーザーインターフェイスを提供するテクノロジーを選択すれば、ユーザーは新しいシステムを一度覚えるだけで済むため、ユーザーにの導入率が最大化されます。

また、テクノロジーを選ぶ際には、ビジネスで既に使用しているソフトウェア向けに最適化されたテクノロジーを選択することが非常に重要です。

 

4.テレビ電話はより魅力的

マインドフルな会議は、人と人とのつながりが重要です。

会議の参加者はテレビ電話で人との実際のつながりを持つことができ(電話での通話と比較して)、ビデオで映っているのを見ることができるので、会議を通して集中し、終始気を配ったままでいられる可能性が高くなります。

すべての会議室にビデオを設置することで、スマートフォンのチェックやノートPCの使用など、電話の通話で起きている会議の悪習慣から抜け出すことができ、全員がより意識的に会議に参加するようになります。

 

会議をより有意義にする

会議参加者への配慮やマインドフルな設計を行うなど、いくつかの小さな変更を行うことで、組織が会議を扱う方法に大きく影響を与えることができます。スペースに適した直観的なテクノロジーを選ぶことで、会議プロセスが効率化され、生産性が高まります。

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