組織のための直感的な会議室スケジューリングの実現

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原始人からオフィスワーカーへの働き方の進化のイラスト

初期のオフィスで見られた延々と続く机の列から、1980年代のパーティションで小さく区切られたオフィス、そして現在のハイブリッドワークモデルに至るまで、ITは常に、チームがより良いコラボレーションを行えるよう、スムーズさに重点を置いてきました。

従業員にとって、会議室をみつけて、会議を開始することは、スムーズな体験であるべきです。空いている会議室を探して廊下を歩き回ったり、予約しておいた会議室を別の人が使用していたりすると、会議の開始が遅れ、貴重な時間のロスにつながってしまいます。職場がダイナミックなコラボレーションの拠点となるにつれ、ITは部屋の空き状況を一目で確認できる直感的で導入しやすいソリューションを必要としています。

従業員がちょうど良い会議室を探して廊下をさまよう状況は好ましくありません。では、ITはどのように支援できるでしょうか?大規模なオフィスでは壁に予約管理表を貼っても効果的ではなく、ハイブリッド会議では確実に無意味です。

また、従業員による会議室の使い方も変わりました。十年前は、会議室がビデオ対応になっていることは珍しく、ほとんどの会議はオフィス内で完結していました。しだいに、ビデオ会議ツールが一部の会議室に置かれるようになりましたが、すべての会議室がビデオ対応になったわけではありません。

ハイブリッドワークが例外ではなく標準になった今、すべての会議スペースには直感的な会議室スケジューリング機能が必要です。

何らかのソリューションを探す中で、複雑な会議室用スケジューリングパネルとiPadなどのコンシューマーグレードのタブレットの併用を試したことがあるかもしれません。ただし、そのような目的向けに設計されたわけではないため、結局上手く行かなかったのではないかと思います。従業員のニーズとテクノロジーの進化に伴い、会議室を確保し、会議を設定するプロセスも進化していかなければなりません。

扉に疑問符がついた部屋がたくさんある廊下のイラスト

会議室を直感的におさえることができないと、すべての人にデメリットが生じます

たとえば、あなたのチームのマーケティングマネージャーが、ある従業員に、重要なプロジェクトについて話し合うために、直前になってビデオ通話をするよう依頼したとします。その従業員は、事前の予約なしに、空いているビデオ対応の会議室を迅速に見つける必要があります。おそらく壁に貼られたフロア図以外に頼れるものはありませんが、そのフロア図には会議室の場所が書かれているだけで、現在の空き状況を把握できるものではありません。

その従業員は、適切な部屋が見つかるまで、廊下を歩き回り、ドアをノックしては進行中の会議を妨げることになります。

会議室を上手くおさえることができない影響は、広範囲に及ぶ

  • 従業員レベルでは、時間が無駄になったり、会議が不必要にストレスが多いものになったり、コラボレーションの中断が常態化します。
  • ITチームは、拡張性がなく、会議室スケジューリングに特化していない高価なディスプレイを見つけるかもしれません。それらのツールが使いやすいものでなければ、サポートチケットが増えたり、デバイスが使われなくなったりします。
  • 導入に手間がかかり、迅速に会議室をみつけて参加する等ハイブリッドワークのニーズに対応できなければ、施設およびオペレーションチームも影響を受けます。また、使用率の低いツールは、本来有効活用できたはずのオフィススペースを食いつぶしてしまいます。

迅速なスケジューリング、常時オンのディスプレイ、ハイブリッド対応など、新たなオフィスニーズに対応するツールの恩恵は、組織の誰もが受けられます。

ハドルスペースとキュービクルがあるオフィスレイアウトのイラスト

専用設計のスケジューリングツールが標準になる

オフィスが常に世界のできごとや新しいテクノロジーに対応して進化してきたように、ハイブリッドワークの時代にもそれに応じた進化が求められています。具体的には、会議の予約、検索、参加をより簡単に行うためのツールです。専用設計のスケジューリングツールがどのように組織全体にメリットを与えるのか、ビフォー アフター シナリオをご覧ください。

タッチパネルを使って会議室を予約する人のイラスト

会議室予約に関するよくある問題を解決する方法

古い方法:従業員は、空いている会議室を探して廊下を歩き回り、時間を無駄にしてしまいます。
新しい方法:各会議室の外に設置されたスケジュールパネルのライトが赤色や緑色に点灯し、離れた場所からでも空き状況を確認できます。

古い方法:寄せ集めの会議室スケジュールソリューションは直感的に使用できるものではなく、また、一日を通して使うことを前提に設計されていません。
新しい方法:常時オンを前提とした専用設計の会議室スケジューラーによってスケジューリングがシンプルになります。

古い方法:ITは、非効率的な会議室スケジューラーとウェイファインディングツールの設定やメンテナンスに過剰なリソースを費やしています。
新しい方法:ITは、スケジューリングデバイスを迅速に導入し、1つの場所から簡単にすべてのデバイスを管理できます。

古い方法:会議室スケジューラーが不便で、直感的に使用できないため、実際にはあまり使われていません。
新しい方法:直感的に操作して使えるツールにより、従業員は習得に時間をかけることなく、すぐに会議室の場所を特定したり、会議室を予約したりすることに使用できます。

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フロスト&サリバン

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