記事:リモートワークが普及した世界におけるオフィス スペースの合理化

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リモートワークが普及した世界におけるオフィス スペースの合理化

リモートワークが標準となる中、多くの組織がオフィス スペースへの投資を続け、オフィス内とリモート、両方の従業員に対応したハイブリッド環境を整備しています。ハイブリッドワークの普及に伴い、オフィス スペースをコラボレーションに最適化するニーズが生まれました。このように昨今に求められているのは、考え抜かれていて使いやすいうえ、IT部門にとってセットアップ、導入、拡張、保守が簡単なビデオ会議テクノロジーです。

ところが組織は、既存のテクノロジーの寄せ集めでオフィスをコラボレーションに最適化しようと苦労しています。この方法ではデバイスの設置や保守にコストがかかる場合があるうえ、特別な機器や専門知識が必要になることもしばしばです。こうしたシナリオは、IT部門や施設管理チームにトレーニング、メンテナンス、サポートに関する大きな負担をかけてしまいがちです。また、せっかくデバイスを導入しても、従業員による利用が促進されません。

目標は会議の障害の排除

コラボレーションに役立つ環境を構築するにはまず、会議室の外に目を向ける必要があります。障害の排除が重要です。ここで言う「障害」とは、従業員の接続性や生産性に干渉するあらゆるものを指します。オフィス内の障害としては、ニーズに合った適切な会議スペースを適切な時間に見つけることができない状況や、複雑で扱いにくい会議室機器などがあります。

従業員にとって仕事が順調に進むようにオフィスをセットアップするのが理想です。その観点から言えば、スケジューリングパネルなどのツールの導入は、きわめて効果的です。スケジューリングパネルは、下記の用途のため、一目でわかるように情報を表示し、仕事を中断させることがありません。

  • 遠くからでもわかるように会議室の空き状況を通知する
  • ニーズに合った適切な会議室を適切な時間に見つけられるようにする
  • 会議の名前や時間といった関連情報を画面に表示する

 
投資を行い、こうしたリアルタイムの役立つコミュニケーション機器をオフィス内の壁に設置すれば、最小限の維持費で障害をいくらか排除できます。

すべての会議室で、すべての従業員が(技術的な知識や経験に関係なく)迅速かつ簡単にMicrosoft TeamsやZoomといったあらゆるプラットフォームでビデオコラボレーション セッションを開始できるようにする必要があります。そのようなシームレスかつ、いつでも共通の体験を実現し、IT部門へのサポート要請を減らし、従業員のスムーズな働き方を維持するには、直感的なタッチコントローラに投資するのも手です。

リモートワークが普及した世界におけるオフィス スペースの合理化のイラスト

より良い、公平な会議を実現する

今日の新たな勤務環境では、かつてないほど多くの境界を越えて、より多くの人と、さらに頻繁に会議が実施されるようになっています。リモートからの参加者がオフィス内の参加者に比べて不公平な体験をしていることも、障害の例です。高品質の会議室システムが不可欠なものとなったのは、アクセスと関与のしやすさを高めて、この障害を排除する必要があるためです。

より良い、公平な会議を簡単かつ自動的に実施するための条件を、以下に挙げます。

  • オーディオ/ビデオ コンポーネントがスペースのサイズとレイアウトに最適化されている
  • オフィス内とリモート、両方の参加者の画像が同等の品質で互いに送受信される
  • オフィス内とリモート、両方の参加者の音声が同等の品質で互いに送受信される
  • ホワイトボードを使用する場合などにもリモートからの参加者がコラボレーションに全面的に参加できる

 
コラボレーションやハイブリッドワークに合わせてオフィスを最適化するには、複数の要素を組み合わせる必要があります。会議の前、最中、後における従業員の体験を考慮した、包括的なアプローチが求められます。オフィス内とリモート、両方の参加者が公平に参加できるようにすることも重要です。

これらの目標を達成することで得られる成果は、労働力の強化のほか、事後対応型から事前対応型に変わったIT部門および施設管理チームです。IT部門と施設管理チームにとってこの取り組みは、大きく変化する時代にそのビジョンを実践し、組織に価値を付加し、専門知識を存分に活かす絶好の機会となるはずです。

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