目標は会議の障害の排除
コラボレーションに役立つ環境を構築するにはまず、会議室の外に目を向ける必要があります。障害の排除が重要です。ここで言う「障害」とは、従業員の接続性や生産性に干渉するあらゆるものを指します。オフィス内の障害としては、ニーズに合った適切な会議スペースを適切な時間に見つけることができない状況や、複雑で扱いにくい会議室機器などがあります。
従業員にとって仕事が順調に進むようにオフィスをセットアップするのが理想です。その観点から言えば、スケジューリングパネルなどのツールの導入は、きわめて効果的です。スケジューリングパネルは、下記の用途のため、一目でわかるように情報を表示し、仕事を中断させることがありません。
- 遠くからでもわかるように会議室の空き状況を通知する
- ニーズに合った適切な会議室を適切な時間に見つけられるようにする
- 会議の名前や時間といった関連情報を画面に表示する
投資を行い、こうしたリアルタイムの役立つコミュニケーション機器をオフィス内の壁に設置すれば、最小限の維持費で障害をいくらか排除できます。
すべての会議室で、すべての従業員が（技術的な知識や経験に関係なく）迅速かつ簡単にMicrosoft TeamsやZoomといったあらゆるプラットフォームでビデオコラボレーション セッションを開始できるようにする必要があります。そのようなシームレスかつ、いつでも共通の体験を実現し、IT部門へのサポート要請を減らし、従業員のスムーズな働き方を維持するには、直感的なタッチコントローラに投資するのも手です。
