記事:フレキシブルオフィスを構築している企業の意見

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世界が再び開かれていく中で、フルタイムではなくとも、 従業員 がより頻繁にオフィスに戻ることを希望する企業が増えています。一方、従業員は、柔軟なスケジュールとより良いワークライフバランスを強く望んでいます。両者は共存できるのでしょうか?雇用主が望んでいることと従業員が望んでいることとの間のギャップを埋めることは可能でしょうか? 

私たちは、現在のハイブリッド環境を理解したいと考えました。そこで私たちは、Indeed のような大手企業の専門家に、彼らが行っていること、つまり、成功するハイブリッド環境をセットアップするための「すべきこと」と「すべきでないこと」について洞察を得ました。

この記事では、実際の例に基づいて、学んだ教訓を要約します。企業はハイブリッドワークにどのように取り組んでいるのでしょうか?どのような戦略が成功しているのでしょうか?

ビジネス目標を設定し、従業員の意見を反映させる

私たちがはっきりと聞いたのは次のようなことです。ハイブリッド環境は、どのようなものであっても、ビジネス目標をサポートするものでなければなりません。もちろん、従業員に幸せになってもらいたいのは当然ですが、目標を確実に達成するためには、従業員がいつ、どこで、どのように働くのかという仕組みも必要なのです。

「今日、成功を収めている企業は、オフィス、自宅、 またはその両方を組み合わせた環境でも、仕事やコラボレーションを行うための素晴らしい場所を作ることで成果が得られるということを理解する必要があります。」と、インテリアスペースの産業建設を提供するDIRTTのブランドエクスペリエンス責任者のDavid Brownは語ります。「チームに適切な環境を作り出すことは、結果を出すための鍵となります」  

ビジネスゴールと従業員が望んでいることとの間でバランスを取るためには、オープンなコミュニケーションが必要です。優先順位を決めるのはリーダーですが、組織のハイブリッド環境を定義するためには、従業員も会話に加わる必要があります。このコラボレーションは、従業員アンケートや、マネージャーと直属の部下の間で話し合いを通じて、全社的に行い、全員にとって何が最適かを判断することができます。

 

カジュアルなグループミーティング

しかし、何をするにしても、従業員から情報を収集して、従業員の意見が必要であるように見せかけるだけではいけません。実際に使ってみることが必要です。

保険、金融サービス、および人事コンサルティングアドバイザリー会社である OneDigitalで、人事コンサルティングプラクティスリーダーを務めるJenni Bedell氏は次のように述べています。「従業員に意見を求めて巻き込むのであれば、最低限それを認めて、何か行動を起こすことが必要です。最悪なことは、従業員にフィードバックを求めてもそれがどこにも伝わらないことです。」

データを収集します。従業員の意見も必要ですが、リアルタイムの情報も必要です。オフィス人が来る時間帯や、集まりやすい場所を見直してください。どのオフィスや会議室が、いつ、何人で使用されているかを確認します。これらすべてのデータを使うことで、オフィススペースのデザインや再設計を始めることができます。

人のつながりを優先する、人を中心とした空間デザイン

ここ数年で、仕事に対する人々の感じ方が変化しました。私たちのオフィスへの関わり方、お互いの関わり方、そして仕事自体への関わり方は、優先順位が変わり、人と人のつながりがいかに重要かを認識するにつれて、ますます進化し続けています。

例えば、パンデミックの間、私たちは皆、在宅勤務には「ディープワーク」に集中できるなど、メリットがあることを学びました。 しかし、社会的な交流の欠如や、コラボレーションにおける摩擦が増えるなど、欠点もあるのです。一緒にいて、お互いからインスピレーションを得ることは非常に重要なことなのです。

今、私たちがオフィスに戻り、コラボレーションワークや社交の時間、さらには自分のプロジェクトに集中するための有意義な静かな時間を提供できるスペースを求めています。

求人情報の検索、応募するためのリソースを提供する企業であるIndeed社では、オフィスは人が集まる場所としていますが、その目的はさまざまです。セールスチームはより強力なメンタリングの関係を育むために、直接会って仕事をします。ユーザーエクスペリエンスチームは、同じ場所で働く利点を活かし、さまざまな調査やフォーカスグループに取り組んでいます。また、ラテン系テックグループや、保護者と介護者向けのイベントなど、従業員コミュニティの構築と維持のために現地で集まる人もいます。

インディープロビー オースティン TX

画像提供:Indeed

「ミーティングができる場所は実にさまざまで、ここ3年で大きく変わりました。」とIndeedでコラボレーションテクノロジーデザインマネージャー、Daniel Muraida氏は述べています。「そして、それは大きな助けになります。そうですね、リモートでやっている人もいますが、オフィスでもこのようなグループと集まることは垣根がなくなるので、皆本当に好んでいます。」

柔軟性を意図的に持つ

オフィスに従業員が集まるとき、物理的なスペースは、グループで集まったり、個別に作業したりできるようにする必要があります。オフィスのデザインは、スペースを簡単に変更できるように、熟考する必要があります。

この柔軟性はDIRTTが得意とするところです。同社の事業は、企業向けのダイナミックな空間を構築し、クライアントと協力し合って、そのニーズに対応する有用なオフィスを構築することです。

「まず技術から始めて、その体験を軸に構築してください」と、DIRTTで統合テクノロジー専門家であるAndy Nollothは語ります。「会議室にいる人々の体験だけではなく、会議室の外にいる人の体験についても考えてみてください。」

ダートオフィス

画像著作権:James John Jetel、DIRTT 提供

Nolloth氏は、スペース利用を改善するため、さまざまな提案をしています。会議中に全員が明確に見え、全員の声がクリアに届くように、光、音響、マルチスクリーン、モジュール式マイクを使ったオーディオなどを検討します。部屋やその日の使用に適したスペースをリモートで予約できるテクノロジーを提供します。また、スペースを柔軟に変更できるよう構築します。

Indeed の Muraida 氏によると、パンデミック前の Indeed の会議室の多くは 8 人以上収容可能でした。しかし、直接対面で集まる人が減少したため、同社では会議室を再設計して、2~3人が入れる小規模のコラボレーションセッションを行えるようにしました。また、スペースに柔軟性があるため、問題が発生したときに、チームは臨機応変にチームが素早く集まって解決することができます。

従業員がハイブリッドワークに対応できるよう適切な装備を従業員に提供する

従業員に1日のスケジュールに柔軟性を持たせると、生産性が向上し、組織文化の強化につながるという調査結果があります。フューチャー フォーラムの Pulseレポート によると、柔軟なスケジュールを提供する企業では、従業員の集中力が高まり(64%)、全体的に生産性が向上している(39%)という結果が出ています。

柔軟性は確かにハイブリッドワークの利点の1つです。しかし、単にマネジメントのアプローチを変えるだけでは不十分です。ハイブリッドワークを実現するには、企業は、従業員がホームオフィス、オフィスの共有デスク、会議室などの環境間を簡単に行き来できるテクノロジーに投資する必要があります。

なぜなら、従業員がどこにいても、特に、異なる場所でバーチャルで会議を行っている場合は、同僚と対等の立場でコラボレーションできるようにする必要があります。当社ではこれを「会議の公平性」と呼んでおり、これはハイブリッドワークに不可欠です。 

残念ながら、多くの従業員がリモートで会議に十分に参加できていないのは、適切な設備が整っていないことも一因です。ロジクールの最近の調査による と、リモートワーカーの85%以上がオーディオとビデオに苦労していると述べています。

DIRTT社のような企業は、この問題を真摯に受け止め、解決するために努力しています。「まだオフィスに戻ることに不安を感じている人や、自宅のほうが仕事がしやすい人がいます。」とDIRTT社のNolloth氏は言います。「彼らは物理的にオフィスにはいるわけではありませんが、適切なテクノロジーがあれば、同じテーブルから発言することができます。」彼は、企業が従業員に対して、会議に参加していると感じるために、必要なツールを提供することを推奨しています。

従業員にハイブリッドワークを装備させるリモートワーカー

ハイブリッドワークのメリットを享受

適切なテクノロジーを提供し、従業員のスケジュールに柔軟性を持たせることで、幸福度や生産性を高めることにつながります。競争の激しいビジネス環境下では、このような従業員はそのまま会社に留まる可能性が高くなります。

Indeed の Muraida 氏は、「従業員が最高の仕事をするよう権限を与え、彼らに柔軟性を持つ機会を与えると、その後は責任が生じることになります」と述べています。「私たちは従業員に必要なツールとスペースを用意しました。効率な仕事をするために、ほかにどのようなことができるでしょうか?」

ハイブリッド環境は慣れるまでに時間がかかるかもしれませんが、今後もずっと続いていくでしょう。今からよく考えてみることで、移行をスムーズに進め、全体的な生産性や効率性の向上につながります。最終的には、ハイブリッドワークに適応する企業は、長期的にはより成功することになるでしょう。そして、従業員も同様です。

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