記事：最強なオンサイト会議の開催方法

すべきこと

すべきこと：明確な事業目標を持つ

従業員は、議題が何であるかとその理由を正確に把握した状態でオンサイト会議に臨む必要があります。

チーム会議の目標は具体的で実用的である必要があります。ブレークアウトセッション、ディスカッション、プレゼンテーションでそれぞれの目標を強調、強化しましょう。

例：コラボレーションの強化に取り組みたい場合は、1人だけが話すプレゼンテーションは避けましょう。その代わり、チームには、チームとしてのアイデアを相談の上とりまとめた発表を求めます。ここで重視するのは、トピックではなく、チームが力をあわせて取り組むことの実践です。

すべきこと：大切なハウスキーピングのための時間を取る

最近入社した従業員、特にパンデミック期間中に雇用された従業員は、会社の中を見て回ったことがないかもしれません。従業員を会社に集合させると、以下のような大切な（楽しみにもなる）ハウスキーピング活動を実施する機会になります。

• 人物写真の撮影会。 最近入社した従業員にもベテランの従業員にも、このような機会は歓迎されます。

• 社内ツアー。きちんと社内を案内するツアーを実施することで、普段はリモートではたらく従業員の侵入者になった気分を低減できます。オフィスは「ホームベース」であり、従業員は何の不安もなく社内を移動できるべきです。

• 役員との引き合わせ。 リモートで働く従業員は、経営幹部と同じ部屋に居合わせることがあまりないかもしれません。主要な役員が出社していれば、彼らをチームに紹介しましょう。

• 成功を祝う。 背中をぽんぽんと叩きあうことは、リモートではなかなかできません。この機会を利用し、懸命な努力を讃え、お互いを奨励し、頑張った個人への受賞式を執り行いましょう。

ヒント：以上は全て、オープニングアクティビティとしても上手く機能します。

すべきこと：リモート参加を促す

場所を問わず経済的な活動が行われているこの時代において、オンサイト会議はどこからでも参加できる必要があります。

もちろん、チーム一同を同じ場所に集合させて行うのがオンサイト会議です。しかし残念ながら、全員は参加できないこともあります。会社としてビデオコラボレーションツールに投資してきているのであれば、それらを駆使して全員が平等にテーブルの席につけるようにしてください。 

ハイブリッド会議に向けたスペースの設定方法はこちらです。

• 複数のスクリーンを用意する
  1つ目のスクリーンには常時リモート参加者を映し、2つ目のスクリーンにはグラフ、動画、パワーポイント資料など会議関連の内容を映します。

• カメラ映りに配慮してデスクを配置する
   デスクとカメラの位置を調整し、全員がフレームに収まるようにします。リモート参加者向けに、発話者と参加者を同時に見えるようにする必要がある場合は、追加のカメラを用意しましょう。

• クリアな視界を提供する
  会議室前方のカメラはブレークアウトセッションに適していますが、オープンスペースでは移動式カートに搭載したビデオバーを活用するのが良いでしょう。室内のアクティビティが映像と音声でリモート参加者にどう伝わるか配慮することで、全員に公平な体験が確実にもたらされるでしょう。

• オーディオをキャプチャする
  室内にマイクを追加し、戦略的に配置することで、リモート参加者も会話についていくことができます。これにより会場の騒音や背景雑音もブロックできます。

• 技術的な問題に備える
  ITチームと事前に協力し、WiFi接続やビデオ会議システムの展開でよく生じる技術的な不具合を回避しましょう。

やめるべきこと

やめるべき：立場を放棄する

「上司」の枠を出て「チームの一員」にならないようにすること。 チームは、日頃のビジネスの場でリーダを頼りにしているのと同じように、オンサイト会議の場でもリーダーからの指示やアドバイスを求めるでしょう。

チームを率いる立場の方は、その立場で会議のアクティビティを管理、進行し、ほかの参加者の手本となる姿勢で参加し、積極的な関与を促しましょう。

やめるべき：競争的なチームビルディング活動を取り入れること

強制的な楽しみ以上にひどいことは？楽しみという名目で強制的に競争させられることです。

競争的なチームビルディングは企業の職場に全くふさわしくありません。従業員同士を争わせることなく、団結と絆を築くことができます。

団結を生むチームビルディング活動：

• 人道的な努力（家を建てる）

• 一緒に料理をして、グループでそれを楽しむ（少人数グループで行うことが必要な場合がある）

• 全員が力をあわせて問題を解いたり、パズルに挑戦するような脱出ゲームアクティビティ

避けるべき競争的なチームビルディング活動：

• ゴーカートレース 

• レーザータグ

• ペイントボール 

• オリンピック方式の試合（綱引きやリレー競争）

オンサイトでチームにかけるべき言葉は「全員が1人のために」であり「1人が全員に敵対する」ではありません。

最も望まれるのは目的を持って計画されたオンサイト会議

望ましいオンサイト会議は、インスピレーションが沸くような活動、チームで楽しめる活動、コラボレーションと計画に関与する機会、それぞれを均等に組み合わせたプログラムで実現されるものです。-　Logitech、B2B マーケティングのグローバル責任者 Hayley Nelson

目的をもち、意識的に目標を設定することで、意義のあるオンサイト会議を計画することは可能です。

キャシー・マメール は、フォーチュン500企業のチーム会議を計画したエージェンシーである Cassie LaMere Events の創設者です。キャシーによると、よく計画されたオンサイト会議はブランドの基準とアイデアを強化する絶好の機会になるそうです。

「チームはおそらく、その経験をソーシャルメディアに投稿するでしょう。既存顧客や将来の顧客だけでなく、今後採用されるかもしれない従業員にも、メッセージを届ける機会としてとらえて下さい」と彼女は言います。「加えて、狙いを定めて実施されるオンサイト会議は、チームがより有意義なつながりを持つ素晴らしい時間を提供します。それは現地で参加しても、オンラインで参加しても同じです。」

これはチームを結束させる機会です - そしてオフィスに戻るチャンスでもあります。オフィススペースについて再考されているかどうかはともかく、チームをホームに迎える機会になります。今こそ新しい従業員とつながりをもち、素晴らしい働きを祝福し、チームを前進させる時です。