Microsoft Teams Roomsへの投資効果を最大化する方法

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Rally Bar Mini会議用カメラとTapタッチコントローラ

この数年でビデオ会議は爆発的に普及しました。大規模な組織は現在、ビデオ会議サービスに毎年、多額のライセンス料を支払っています。10,000件のライセンスを購入する企業は毎年、$1,500,000~2,500,000を支払うことになります。この推計は、1ユーザーあたりの公表年間料金$150~250のソフトウェアライセンスを、組織が10,000ユーザー分購入したとの仮定に基づきます。実際のコストは異なる場合があります。 こうした組織は今、ビデオ会議サービスへの投資効果を最大化できているのでしょうか?もしできていないのであれば、どのようにしてROIを最大化すればよいのでしょうか?

まずは、ある重要な事実に目を向けましょう。Microsoft Teamsなどのビデオ会議ソフトウェアに対する支出は、パズルの1ピースにすぎません。会議室、パーソナル コラボレーションツール、IT管理にも投資しているはずだからです。

  • Microsoft Teams Roomsには、カメラ、スピーカー、マイク、コントローラといったビデオ会議用ハードウェアが必要です。
 
  • 個々の従業員には、ウェブカメラやヘッドセットなどのオーディオ/ビデオ機器が必要です。
 
  • IT管理者には、リモートからのアクセスやレポートに対応した、ビデオ会議用ハードウェア/ソフトウェア管理ツールが必要です。

 

会議室用デバイス、パーソナル ヘッドセット/ウェブカメラ、管理アプリは、総合的品質の高いビデオ会議体験の実現に欠かせません。これらのツールは、ビデオコラボレーションへの投資効果を最大化するのに役立ちます。本記事ではその理由について、3つの重要な問いに焦点を絞って解説します。

会議室環境を最適化していますか?

従業員は、いずれかの会議室に入るなり、ワンタッチでビデオ会議を開始できますか?

会議室内での体験そのものを優れたものにできれば、購入したビデオ会議ソフトウェアおよびオーディオ/ビデオ機器の利用を、組織内で促進できます。次の4ステップで、会議室体験を最適化できます。

 

  • タッチコントローラを導入します。ロジクール Tapなどの会議室用タッチコントローラを壁面またはテーブル上に設置すれば、従業員はタッチスクリーンで簡単に会議の開始/参加を行えます。会議の開始方法を調べる必要がなくなります。

 

  • あらゆるビデオ会議アプリケーションをサポートします。会議室には通常、Microsoft Teamsといったデフォルトのビデオ会議ソフトウェアが備わっています。これにより、迅速かつ簡単に会議に参加できます。ただし、他のサービスを使用する必要がある場合は別です。ロジクールSwytchを導入すれば、この問題を解決できます。すべての従業員が、ノートPCを接続してあらゆるオンライン会議やWebセミナーに参加できるようになります。
 
  • サウンド機能を最適化します。各会議室に美しい4K平面モニターを導入しても、それだけでは不十分です。サウンド機能にもこだわりましょう。Rally Barなどの会議用カメラをご検討ください。Rally Barは、内蔵AIを活用したRightSound™テクノロジーを搭載しており、音量の自動均整化、周囲のノイズの抑制、音質の継続的改善に対応しています。
 
  • 会議にホワイトボードを取り入れます。ホワイトボードは、ブレインストーミング、アイディエーション、コラボレーションに最適のツールです。しかし、ビデオ会議で効果的に活用することは困難な課題となっています。ロジクール Scribeが、その課題を解決します。ScribeはAI搭載のホワイトボードカメラであり、ホワイトボード板面の内容を抜群の見やすさでビデオ会議にブロードキャストします。

リモートで働く従業員をサポートしていますか?

従業員が使用しているパーソナル コラボレーションデバイスは、「十分に関与できている」という実感を、すべてのビデオ会議でユーザーにもたらしてくれるものですか?

多くの人が、ビデオ会議に参加する前に、鏡で自分の姿をチェックします。人間の性です。誰もが、最高の状態の姿と声でビデオ会議に臨みたいと考えています。リモートから参加する場合には特にこだわりたいところでしょう。 

リモートで働く従業員は、会議の公平性にもまた敏感です。会話に平等に寄与したいと考えているのです。そのような公平性をもたらすには、会議室内の参加者とリモートからの参加者が同じくらい自然に感じる会議体験を、実現する必要があります。

そうした目標を達成するための、いくつかの重要なステップをご紹介します。これらの実践により、パーソナルコラボレーション デバイスで従業員の体験を最適化できます。

  • ビジネスグレードの周辺機器を支給します。屋内避難命令下で、多くの従業員がある事実に気付きました(ただしIT部門にとっては既知の事実)。コンシューマーグレードのオーディオ/ビデオ機器がビジネス向けでなく、ビデオ会議に最適化されていないという事実です。

    一方で、ロジクール ヘッドセットは、従業員の求める機能(自動ミュートなど)も、IT部門の求める機能(主要なソフトウェアベンダー認定の連携機能など)も搭載しています。ロジクール ウェブカメラは、解像度、フレームレート、画角、レンズ品質が優れているのに加え、さまざまなビデオ会議ソフトウェアとの連携が可能なため、快適かつスムーズに会議を実施できます。

 

  • 「在宅勤務」ツールキットを支給します。リモートで働く従業員が切望しているものは、オフィス内での体験ときわめて近い体験が可能な環境です。IT部門が従業員をサポートする方法として、標準的なマウス/キーボード/モニターに加え、ビジネス用のヘッドセットとウェブカメラが含まれる、「在宅勤務」ツール一式を支給することが挙げられます。

 

このように従業員の体験に焦点を合わせることで、ビデオ会議の利用を促進でき、行った投資を有効活用できます。

オフィスでヘッドセットを使用して通話中の人

IT部門の効率を高めていますか?

IT管理者はあらゆる場所から簡単に会議室やデバイスを管理できますか?

IT管理者がビデオ会議やパーソナル コラボレーションデバイスの導入、管理、サポートに費やす時間も、ROIの計算に含めるべき数字となります。

従業員が市販のヘッドセットとウェブカメラを使用しており、それらのデバイスが組織で標準化されているビデオ会議サービスで未認定のものである場合、従業員はさまざまな問題に見舞われるおそれがあります。そしてそうなれば、IT部門にも負担がかかります。先述の認定デバイスからなる在宅勤務ツールキットを支給すれば、ヘルプデスク チケットの発行数が抑えられ、万が一問題が発生したとしてもサポートがシンプルになります。

次の3ステップで、IT部門にかかる負担と、IT部門がビデオ会議のサポートに費やす時間を最小化できます。

  • 新しいビデオアプライアンスを導入します。「一体型ビデオバー」と呼ばれる新しいタイプの会議用カメラは、会議室用モニターに直接接続でき、内蔵コンピューティング アプライアンスでクラウド ビデオ会議サービスを実行可能です。Rally Bar(USBデバイスとしてMicrosoft Teamsで認定済み)などのカメラは、必要なコンポーネントとケーブルが少ないため、迅速に設置できます。
 
  • リモートデバイス管理対応の管理コンソールを導入します。IT管理者は、きわめて多くの会議室とデバイスを管理するために、効率性を最大限に高める必要があります。ロジクール Syncを導入すれば、IT部門は現場訪問やトラブルチケットを最小限に抑えながら、大規模導入したビデオ会議機器を簡単にサポートできます。Syncでは、そうしたすべての管理タスクを、シンプルなブラウザベースのインターフェイスから実施可能です。
 
  • シンプルな解説ビデオを提供します。シンプルな30秒の解説ビデオを従業員に共有すると、驚くほど効果的に問題発生を抑えられます。

 

ビデオ会議機器

テクノロジーへの投資には通常、さまざまな側面がかかわってきます。このことは、ビデオ会議への投資にも当てはまります。使用するビデオ会議プラットフォームに最大の投資を行ったとしても、その成功は他の多くの要素によって決まります。その要素とは、ユーザーの利用の促進、会議室体験、IT部門が費やす時間などです。これらの要素に対処することで、投資効果を最大化できます。

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