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記事:大会議室をビデオ会議用に最適化する

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大会議室をビデオ会議用に最適化する

大議室向けの実用的なヒントとガイド

大会議室をビデオ会議用に最適化する

 

大会議室について人々はどのように考えるでしょうか?きっと複雑であると考えるでしょう。

一方で大会議室は、部門会議や四半期毎のアップデートなど、特定の会社の機能としては最適です。他方では、多くの場合、より複雑な機器や入り組んだセットアップが必要な場合が多く、これらは平均的な会議主催者にとっては敷居が高いものです。

しかし、このように感じる必要はありません。適切なビデオ会議ソリューションを使用することで、大会議室は、ハドルルームと同様に装備、管理、および使用が簡単になります。

大会議室を最適化し、アクセスしやすく、意図したとおりに利用される、つまり利用されない状態を回避するためにはどうすれば良いでしょうか?以下の5つの目標に焦点を当てます:

  • 優れた画質

  • 非常にクリアなオーディオ 

  • シンプルなIT管理

  • シームレスなユーザー体験

  • 最適な会議室デザイン

     

適切なカメラを選択する

大会議室とミーティングスペースでは、部屋前面から離れて座っている人々を含めて、カメラが人々をキャプチャし、フォーカスを維持できることが不可欠です。また、カメラは、後方にいる人々だけでなく、部屋の両側にいる人々を表示できる必要があります。

部屋全体を表示できることが重要です。大会議室の会議カメラについては、部屋全体を表示するには、一般的に、パン、ティルトおよびズーム機能が必要です。PTZを人工知能と組み合わせることで、カメラは自動的にレンズを移動させ、ズームを調整することができます。会議中に人が移動しても、(例えば、ホワイトボードに書くなどの理由で)、AI対応のカメラは、これらの人々が視野内に留まるようにレンズ角度とズームを自動的に再調整します。

 

優れたオーディオを実現する

オーディオテクノロジーの革新によって、会議室ソリューションのサウンド品質は向上し続けています。例えば、ビームフォーミングマイクやインテリジェントなソフトウェアは、話している人を分離し、背景雑音を切り離し、クロストークの影響を最小限に抑えることができます。

大会議室では、カメラから離れている人々の声を伝えるために、モジュール式で拡張可能なオーディオコンポーネントが重要です。大きいテーブルにマイクを追加すると、会議出席者は、音を素早くミュートにできるようになります。

会議室の前方にスピーカーがあると、映像と同じ場所から聞こえるため、最も自然な会話ができます。これは細かいことに思えるかもしれませんが、スピーカーフォンをテーブルの中央に置くと、映像から音声が切り離され、少し不自然に感じます。

 

IT管理の簡素化

大会議室を常に適切に機能させることは、共同作業を行う環境において不可欠です。20人もの人が参加する会議では、技術的な問題によって機器が動作しないことは絶対に避けなければなりません。

ベンダーが、会議室をリモートから確認することができるデバイスと会議室管理ツールを提供できることを必ず確認してください。デバイスの状態が明確で読みやすいダッシュボードによって、従業員が気付く前に問題を発見することができます。リアルタイムでの通知 (英語のみ)も役立ちます。

しかしもちろん、貴方は大会議室だけでなく、すべての会議スペースについて考えているはずです。すべての会議室で一貫性を維持することで、デバイスと会議室管理がはるかに簡単になります。

小会議室から大会議室まで、一貫性のある会議室ソリューションポートフォリオを提供するベンダーを探しましょう。これらの会議室ソリューションで、好みのコンピューティングデバイスを使用できることを確認してください。マイクやタッチコントローラーなどのコンポーネントを共有する場合、スペアパーツの管理が容易になります。

最後に、ケーブル 管理を怠らないでください。ケーブルが抜けているだけという単純なことによって、人々が会議機器が動作しない原因を探るのに長時間費やされることがあります。整理されていない乱雑なケーブルも厄介です。両方の問題は、ユーザー体験とITの効率性に悪影響を及ぼします。

対照的に、適切に設計されたアプローチでは、コンポーネントとケーブルが目立たないようにし、害を及ぼさないようにすることができます。

 

ユーザー体験の強化

ユーザー体験が非常に重要な要素であることは明確です。どんなに計画を立てても、従業員がその技術を受け入れなければ意味がありません。しかし、多くの場合、大会議室でのユーザー体験は、使いづらかったり、音声や映像の品質が低かったり、あるいは完全にオフラインだったりと不十分な場合が多いのです。ベンダーの中には、大会議室向けのソリューションを提供するベンダーもありますが、小・中会議室向けのソリューションとは動作が異なります。

従業員は、簡単かつ直観的で、デザイン性に優れた会議ツールを求めています。従業員は、ハドルルームでの小規模な会議から、大会議室での会議へと移動する際、常に同じ手順で会議を開始し、実行できる必要があります。会議室間で一貫したユーザー体験を提供することで、導入率が高まります。

会議をより直観的に行うために、ルームコントローラーを使用すれば、従業員はワンタップで会議に参加したり、音声を使ったハンズフリー会議の体験もできます。

 

会議室の環境を最適化する

カメラとサウンド システムに加えて、会議室自体において検討すべき要素がいくつかあります。照明、部屋の色、家具、その他の要素は、全体的な体験に微妙な(または相当の)影響を与える可能性があります。

以下は、弊社の「会議室設計ガイド」からのいくつかの提案事項です。

  • 均一に照らされた会議スペースは、カメラは最も精確な色、コントラスト、ビデオの精細さをキャプチャできます。

  • 外側にある窓や指向性スポットライトなどの強い光源にカメラを向けないようにします。

  • 中間色の壁は最も気が散らない背景になり、出席者へのフォーカスを保つことができます。

  • 不要な家具、テーブルの上の物、華美な植物、派手なアートワーク、反射してしまうガラスが付いた額装、すきま風に揺れるカーテンのような動く物体などを取り除いたり、使用を避けます。

  • 大会議室を柔軟な構成にできるように、小さいハイテーブルと軽量の移動できる椅子を追加することを検討してください。

  • 金属、石、またはガラスなど硬い表面の壁は、音が反響して音声品質が下がる場合があるので避けてください。

  • タイルや硬材ではなくカーペットを使用します。柔らかい素材はサウンドを最適に吸収します。

 

コラボレーションワークスペース作成する

先進的な企業では、会議室、個別オフィス、リモートで働く人のためのホームオフィスを含むすべてのスペースをビデオコラボレーション用に最適化しています。

どんな場所でも会議を始められることは、従業員にとってなじみのある体験である必要があります。大会議室で会議を開始することは、他のスペースで開始するのと同様に簡単である必要があります。テクノロジーが面倒であったり、またはビデオ会議システムが機能していないために人々が大会議室を避けるという時代は終わりました。

ロジクールRally Plusをベースにした大会議室ソリューションでは、これらの会議室が他のすべての会議室と同様、管理しやすいと確信できます。

大会議スペースの最適化の詳細については、Logicool.co.jpで「会議室ガイド」をご覧ください。

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