記事:ビデオ会議が増えるにつれ、会議疲れも増える

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ビデオ会議で使用される専用ウェブカメラ付きモニターのイラスト

ビデオ会議という技術のおかげで、パンデミックの際にもリモートワークが可能になりました。ビデオ会議がなければ、企業はリモートワーカーを維持したり、ハイブリッドワークスペースを実現したりすることは容易ではありませんでした。一方、1年以上もリモートワークを続け、ほぼ絶え間なくビデオ会議を利用してきた私たちの多くは、ビデオ会議に費やす時間を少しでも減らしたいと感じています。ただ問題は、ビデオ会議そのものにあるのでしょうか、それともその使い方にあるのでしょうか?

2回にわたる本シリーズのパート1では、バーチャルミーティングが電話会議とは異なる影響を人々に及ぼす理由と、バーチャルミーティングに参加する回数を減らすにはどうすればよいかという問題を取り上げます。パート2では、会議疲れを解消するための具体的な戦略についてご紹介します。

ビデオ疲れの原因を理解する

次のようなことがわかっています。オフィスの従業員の間では、テレビ電話に何時間も費やすのは疲れるという考えが一般的ですが、それを裏付ける調査結果があります。この現象は非常に広く知られており、ビデオ会議を連続して行った長い1日の終わりの気持ちを表す一般的なフレーズとして、(Zoom人気のおかげで)「Zoom疲れ」という言葉が流行っています。

より正確には、バーチャル会議疲れと呼ばれますhttps://whatis.techtarget.com/definition/Zoom-fatigue-virtual-meeting-fatigue。そして、これが問題となっています。

Dr.Gianpiero Petriglieri(ヨーロッパにあるINSEADビジネススクールの教授)は、バーチャル会議疲れは、対面での環境と比較して、声の高さや調子、顔の表情、ボディランゲージといった非言語的な手がかりに、より注意を払わなければならないことから生じると指摘しています。

https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue

この説を裏付けるものとして、スタンフォード大学のDr. Jeremy Bailensonは、バーチャル会議疲れの主な原因は「凝視しすぎたり、1日に何時間も画面に映し出された自分を見つめたり、1つの物理的な場所に長時間拘束されたり、非言語的な合図を解釈するのが困難になったりすること」と結論づけています。https://www.cnbc.com/2021/05/25/firms-are-dialing-back-on-video-calls-to-avoid-zoom-fatigue.html

このような「状態」は、COVID-19以前は、それほど広く知られている問題ではありませんでした。新たにリモートで働き、初めて在宅勤務をする従業員にとって、ビデオ会議は、平常心を保ち、同僚とつながり、共同作業を可能にする生命線となりました。

しかし、このような良い面は、あまりにも度が過ぎてしまったのでしょうか?この問題を理解するために、例え話をしてみましょう。

ビデオ会議をする人物のイラスト

会議疲れが電子メールの過多に似ている理由

バーチャル会議疲れの問題とその解決策を理解するためには、現代のオフィスにおける電子メールの役割について考えるとよいでしょう。

私たちは皆、電子メールに圧倒され、不安を感じることがあります。絶え間なく送られてくる電子メールによって、生産性が侵害されているように感じられます。

しかし、電子メールを使うのをやめても解決策にはなりません。なぜなら、ビジネスやコミュニケーション全般において、電子メールがいかに重要であるか、私たちは認識しているからです。それよりも、電子メールを使うべき時と使わない時を知ることが解決につながる可能性があります。

たとえば、すべてのコミュニケーションを電子メールで行う必要はありません。多くの場合、簡単なテキストやチャット、電話で十分な場合もあり、そうすることで長々としたメールのやり取りを避けることができます。このように、電子メールを管理し、電子メールに振り回されないようにするには、さまざまな方法が考えられます。

ビデオ会議にも同じような一般原則が適用されます。 

会議カレンダーが表示されているモニターのイラスト

ビデオ会議へのより考え抜かれたアプローチ

ビデオ会議の価値を知ったあとでは、この便利な技術がなくなるとは思えません。しかし、疲労や燃え尽き症候群を避けるためには、ビデオ会議の回数や参加をうまく管理する必要があることもわかっています。

ビデオ会議をスケジュールする前に、その会議が必要かどうかを確認するステップを設けることをお勧めします。その会議の内容は、チャットやSlack、Googleドキュメント、Microsoft Teams、あるいは電子メールなど、非同期で処理できるものではないですか?

ここでは、ビデオ会議が必要かどうかを判断する際に考慮すべきいくつかの基準をご紹介します。

  • 電子メールでは簡単に答えられないような複雑な質問が多数ありますか?
  • コンセンサスを得るためにグループディスカッションが必要ですか?
  • 電子メールの返事を待てないほど、すぐにフィードバックが必要ですか?
  • 直接会うことができない人たちと信頼関係を築くことに価値がありますか?
  • デザインのアイデアなど、視覚的な情報をライブで共有したり、議論したりする必要がありますか?
 
これらの質問のうち、1つ以上の答えが「はい」であれば、ビデオ会議が適しています。それ以外の場合は、メール、チャット、電話など、別のコミュニケーション手段を検討してみてください。
 
このアイデアに関する別の見解については、インフォグラフィックをご覧ください。ビデオ会議、電子メールどちらにするべき?

     

会議疲れに対処するための戦略

参加するビデオ会議の数を減らしたり、調整したりするのも1つの方法です。ただし、今後も多くの会議に招待される可能性があることを考えると、他の戦略も参考にする必要があります。

ロジクールのビデオコラボレーション担当バイスプレジデント兼ゼネラルマネージャーのScott Whartonは次のように語ります。「オーディオとビデオの品質の低さが、会議中に見たり聞いたりすることで疲れを引き起こす2つの要因であることがわかっています」「幸いなことに、これらの要因に対処する良い方法があります」

会議疲れに対処するための10の具体的な提案については、このシリーズのパート2をご覧ください。

以下もご覧ください

ワークステーションでビデオ会議をしている人のイラスト

広範囲に見られるビデオ疲れ - ただし、対処方法あり

参加するテレビ電話の数に圧倒されていませんか?その場合、「Zoom疲れ」かもしれません。 この現代的な症状に対処するための実践的なヒントについてご紹介します。

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